„Es ist gut zu sehen, wie eindeutig jeder von unserem neuen IWMS profitiert.“
Im Mai 2013 eröffnete Danone Nutricia Research ihr neues Innovationszentrum. Das Gebäude befindet sich im Utrecht Science Park und umfasst eine Testfabrik, mehrere Laboratorien, ein Informations- und Meetingcenter, ein Café und ein Restaurant. „Dieses Forschungs- und Entwicklungszentrum ist unser neues internationales Forschungs- und Begegnungszentrum für Babynahrung und medizinische Lebensmittel“, sagt Rebecca de Klerck, Hospitality-Managerin bei Danone Nutricia Research. „Dieses Gebäude soll vereinen, inspirieren und verbinden. Wir haben unsere Arbeitsprozesse um dieses Motto herum konzipiert, und sie in das IWMS von Axxerion eingegliedert. So wird garantiert, dass wir unser hohes Niveau an Service aufrechterhalten können.“
Im Innovationszentrum von Danone werden die Forschungsabteilungen von Wageningen, Schiphol Airport, Cuijk, Zoetermeer, Liverpool und Friedrichsdorf zusammengeführt, um die Interaktion und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Standorten zu verbessern. Das Innovation Center wurde im Sinne der Nachhaltigkeit gebaut: Das Gebäude ist BREEAM-zertifiziert. BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Methodology) ist weltweit die wichtigste und am weitesten verbreitete Nachhaltigkeits-Zertifizierung für Gebäude. Die Methodik wurde ursprünglich vom UK Building Research Establishment entwickelt. De Klerck:“BREEAM hat unserem Innovationszentrum ein ausgezeichnetes Rating verliehen, das ist etwas ganz Besonderes, denn es ist international anerkannt. Natürlich sind wir stolz darauf. Wir verwenden eine Erdwärmepumpe, um die Temperaturen zu kontrollieren. Eine weitere Besonderheit ist, dass unser Gebäude mit wenigen zusätzlichen Baustoffen künftig problemlos erweitert werden kann. “
100 Besucher pro Tag
Als Hospitality Managerin ist Rebecca de Klerck für alle Dienstleistungen und Veranstaltungen innerhalb des Danone-Forschungs- und Entwicklungszentrums zuständig. Dazu gehören die Rezeption, Sicherheit, Verpflegung, Reinigung und der Facility-Service-Desk. De Klerck:“Unser neues Forschungs- und Entwicklungszentrum bietet ein Gesamtkonzept von Facility Dienstleistungen. Wir haben täglich viele Besucher, manchmal bis zu 100, zu allen möglichen Anlässen. Alle Besucher müssen individuell begrüßt und auf jeden Besucher muss individuell eingegangen werden, weil sie alle unterschiedliche Bedürfnisse haben. Einige Besucher sind lokale Kollegen, die ein Meeting haben, andere sind prominente Wissenschaftler und Vertreter aus der ganzen Welt, die kommen, um Vorträge zu halten. Es versteht sich von selbst, dass unser Service immer auf einem hohen Niveau sein muss. Gastfreundschaft und Flexibilität sind unsere obersten Prioritäten. Ein schnelles und einwandfreies Zusammenspiel der Beteiligten ist von größter Bedeutung, wenn wir unser hohes Serviceniveau aufrechterhalten wollen. Bei so vielen verschiedenen Gästen, Prioritäten und Prozessen, gibt es keine zwei Tage, die sich gleichen. Dies macht die Arbeit für mich und meine Hospitality-Teams großartig und herausfordernd.
Leistungsstarkes IWMS
Ein neues großes Gebäude mit vielen Möglichkeiten, mehr Kollegen, mehr Besuchern – all dies erfordert eine neue Arbeitsweise. De Klerck:“Natürlich wollten wir vorbereitet sein. Ich untersuchte alle relevanten Prozesse zusammen mit unserem Facility-Manager Dieter van Bijnen. Für die Zeit nach dem Umzug in das neue Gebäude haben wir eine einsatzorientierte Wirkungsanalyse durchgeführt. Wer musste was machen und wer war für was verantwortlich? Welche Zimmer, Personen und welches Kapital haben wir zur Verfügung? Wie könnten wir uns auf die Arbeit zwischen uns einigen können sie später übertragen? Wir entschieden uns bald, dass wir ein leistungsstarkes IWMS brauchen, um unsere Prozesse und unsere Kommunikation zu modernisieren und zu optimieren.“ Danones erste Prioritäten waren die Reservierung von Räumen und Catering sowie die Registrierung der Besucher. Darüber hinaus musste das IWMS die Benutzer in die Lage versetzen, Informationen schnell abzurufen und Vorfälle leicht einzugeben. De Klerck:“Wir haben nach einem IWMS gesucht, die alle unsere Anforderungen erfüllt. Schließlich wählten wir Axxerions IWMS. Was war ausschlaggebend? Mit Axxerion als webbasiertem System spielt es keine Rolle, ob man im Büro, zu Hause oder unterwegs ist. Mitarbeiter und Servicepartner können überall auf das System zugreifen, um zu tun, was erledigt werden muss. Und genau wie unser neues Gebäude lässt sich das IWMS von Axxerion auch in Zukunft problemlos erweitern. Es kann mit uns wachsen.“
Schritt für Schritt erweitern
Zunächst nutzte Danone das neue IWMS für die Reservierung von Flächen, Catering, die Einreichung von Vorfällen und die Registrierung von Besuchern und Parkplätzen. Aber bald begannen sie mit der Nutzung des Vertragsmanagement-Moduls. Sie haben Mietverträge, Wartungsverträge für das Gebäude und für Laborausrüstung. De Klerck:“Wir gehen Schritt für Schritt weiter. Zum Beispiel haben wir die Möglichkeit, Hotelzimmer für unsere Partner zu buchen, hinzugefügt. Das hat sich aufgrund unserer vielen internationalen Kontakte und der zahlreichen Veranstaltungen, Seminare und Kongresse jedes Jahr sehr bewährt. Es ist gut zu sehen, wie eindeutig jeder von unserem neuen IWMS profitiert. Um den Übergang zur neuen Situation reibungslos zu gestalten, haben wir das neue System für unsere Key User bereits vor dem eigentlichen Umzug in das neue Gebäude eingeführt. Sie erhielten eine spezielle Schulung, die ihnen half, die Software schnell zu beherrschen. Das hat sich als äußerst vorteilhaft herausgestellt, denn die Key User konnten ihre Kollegen nach dem Umzug mit einem Training am Arbeitsplatz durch Axxerion begleiten. Weil der Umzug in ein neues Gebäude bereits große Auswirkungen hat, wollten wir für unser neues IWMS im Vorfeld soviel Unterstützung wie möglich schaffen. Wir freuen uns, dass das geklappt hat. Die Facility-Prozesse in unserem neuen Innovation Center haben ihr hohes Qualitätsniveau beibehalten, und Axxerion garantiert, dass das in künftig so bleiben wird. Das gibt uns Energie und Zuversicht für die Zukunft. „
