InCaTec Solution GmbH

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Digitalisierte Immobilienverwaltung für Eigentümer und Betreiber

 

Viele Immobilienmanager setzen unterschiedliche Softwarelösungen ein, um verschiedene Aspekte ihres Betriebs zu verwalten. Dazu gehören häufig ein eigenständiges Flächen-, Leasing-, sowie Projektmanagement, aber auch das Finanz- und Rechnungswesen.

Es gibt auch viele Excel-Dateien, die für verschiedene Zwecke im Umlauf sind. Während dieser Ansatz in jedem der automatisierten Bereiche hilft, benötigen diese Inseln der Automatisierung viele manuelle Schritte beim Import/Export der Daten von System zu System, außerdem erhält man mit Excel oft erst nach zeitaufwendiger Arbeit die benötigten Berichte. Mit jedem Programm, welches seine eigenen Schnittstellen und Prozesse hat, besteht das Risiko, auf System-spezialisierte Experten angewiesen zu sein, deren fachliches Know-How jedoch auf diese eine Software beschränkt ist. Ein integriertes Programm reduziert die oben genannten Probleme und rationalisiert die Prozesse. Allerdings muss ein solches integriertes Programm die kritischen Bereiche, die nachfolgend aufgeführt und erläutert werden, ansprechen.

Immobilien- und Flächenmanagement

Für Immobilienmanager ist es wichtig, die Informationen über Ihr Portfolio griffbereit zu haben: Gebäude mit ihren Mieteinheiten, Standorte mit einer Google Maps-Integration für GIS und auch Routenplanung. Sie müssen in der Lage sein, Ihr Portfolio abzufragen und unkompliziert Berichte über kurzfristige und langfristige Belegung und erwartete Einnahmen und Ausgaben zu erstellen. Das System muss vollständige Informationen über die Gebäude und Mieteinheiten samt ihrer Bewertung, den Vermögenswerten, Status der verschiedenen Elemente wie Dach, Parkplatz, etc. umfassen. Es ist erforderlich, dass Sie für jedes Gebäude ein Team von internen und externen Mitarbeitern verwalten, die an den Vorgängen beteiligt sind, wie zum Beispiel Immobilien-Manager, Anbieter, Makler, etc. Sie müssen in der Lage sein, die Grundrisse online zugänglich zu machen und leicht Informationen zu filtern, die Sie benötigen, oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Standort auf einem Plan anzufordern.

Mietvertragsmanagement

Es ist entscheidend, dass alle Mietverhältnisse im System richtig abstrahiert sind. Jeder Mietvertrag muss seine Bedingungen (Start- und Enddatum) sowie die Aufschlüsselung der Gebühren und Einlagen beinhalten. Sie müssen in der Lage sein, problemlos kostenlose Mietperioden sowie Vermieterzulagen einzurichten. Außerdem sollen Sie auch Betriebskostenabrechnungen und alle erforderlichen Verrechnungen verwalten können. Sie müssen rechtzeitige Benachrichtigungen zu allen wichtigen Terminen, wie dem Ende des Vertrags oder Verlängerungen, erhalten. Jede Mitteilung sollte der Kündigungsfrist im Mietvertrag folgen und eine zusätzliche Nachfrist für die Vorbereitung dieser Bekanntmachungen zulassen. Das System sollte kurze Mietbescheinigungen erstellen sowie Benachrichtigungsbriefe über Mieterhöhungen, Kündigungen und andere wichtige Mitteilungen an die Mieter senden.

Für Mietverhältnisse muss ein automatisierter Prozess zur Umsetzung von Mietsteigerungen mit dem automatisierten Prozess zur Anwendung der vereinbarten Indizes für Erhöhungen (z. B. Erhöhung auf Basis des Verbraucherpreisindex) erfolgen. Es sollte auch eine klare Bestimmung der Verantwortlichkeiten für verschiedene Kosten wie Reinigung und Festsetzung von Schäden geben.

Verschiedene Berichte wie Umsatzprojektion im Laufe der Zeit, sowie monatlich erwartete Abweichungen sollten leicht verfügbar sein. Solche Berichte müssen automatisch auf der Grundlage eines gewünschten Zeitplans und der verantwortlichen Personen generiert werden können.

Das System sollte eine vollständige Historie des Mietvertrages mit seinen Finanzen und bisheriger getätigter Kommunikation beinhalten. Sie sollten in der Lage sein, jeden Aspekt dieses Verlaufs jederzeit leicht zu überprüfen.

Die monatliche Mietabrechnung (falls erforderlich) und die Einnahmen müssen effizient abgewickelt werden. Für jeden Mieter muss das System alle bisherigen Versäumnisse verfolgen und die notwendigen Geldbußen und Zinsen anwenden. Verschiedene Sammel- und Finanzierungsmöglichkeiten für säumige Mieter müssen möglich und leicht zugänglich sein.

Es ist ebenfalls nötig, dass Prozesse für die Verwaltung von Rückstellungen, die Verrechnung, sowie die Verteilung der Kosten für verbrauchte Dienstleistungen (z. B. Energie und Wasser) und auch die Erhebung des Mieteranteils für Reservefonds erfolgen. Das System sollte auch in der Lage sein, direkte Kosten zu verwalten (z. B. die Reparaturen, für die der Mieter verantwortlich ist).

Wartungsverwaltung

Als Eigentümer und Betreiber sind Sie am Wohlergehen der Mieter, aber auch an der Instandhaltung und Erhaltung der Immobilien interessiert. Das System muss über ein integriertes Instandhaltungsmanagementsystem (Computerized Maintenance Management System – CMMS) verfügen, um alle von den Mietern oder Technikern gemeldeten Probleme zu sammeln, zu verfolgen und zu behandeln. Es muss auch Module für präventive (geplante) Wartung und langfristige (verzögerte) Wartung zur Verfügung stellen. Verschiedene Strategien, wie das Arbeiten mit Inhouse-Instandhaltungs-Technikern oder externen Instandhaltungs-Anbietern oder eine Kombination der beiden, sollten leicht möglich sein. Dienstleister-Daten müssen eingerichtet und verwaltet werden, damit das System den richtigen Anbieter anhand seines Standortes und seiner Fachkompetenz, sowie deren gültige Anmeldeinformationen wie z.B. Versicherung auswählen kann.

Die Mieter sollten in der Lage sein, auf das Wartungsdienst-Anforderungsformular über ein Portal, Telefon oder über E-Mail zuzugreifen.

Portale für Mieter & Investoren

Für Sie als Eigentümer und Betreiber ist es wichtig, die Portale für Ihre Mieter und Investoren zu stellen.

Mieter-Portal – Ein guter Ansatz für die Mieter ist es, einen Login-Bereich auf der Standard-Marketing-Site zu ermöglichen, damit sie auf ihr Portal zugreifen und dort Eintragungen durchführen können.  Auf solch einem Portal erhält ein Mieter seinen Bericht, seinen Status und kann Zahlungen tätigen. Sie können auch Service-Anfragen und auch den Status der zuvor eingereichten Tickets abfragen.

Investor-Portal – Das Investor-Portal würde es den Anlegern ermöglichen, den Status der mit ihnen verbundenen Immobilien zu überprüfen. Ein Anleger müsste jede Kombination der folgenden Berichte für Ihr Portfolio oder eine einzelne Immobilie sehen.

  • Gewinn-und Verlustrechnung
  • Bilanz
  • Aktuelle Einnahmen und Abgrenzungen
  • Längerfristige Projektionen
  • Belegungs- und Leerstellenberichte
  • Andere Fachberichte nach Bedarf

Ein solches System würde eine Vielzahl von Vorteilen in einer Eigentümer-/Betreiberumgebung bedeuten. Für weitere Informationen können Sie gerne unser Kontaktformular nutzen. 

 

 
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