InCaTec Solution GmbH

SOFTWARE

Dokumente

Dieses Modul ist vollständig in das Workflowmanagement integriert, sodass Verfahren wie „Genehmigen“, „Veröffentlichen“, „Archivieren“ und „Drucken“ unterstützt werden und für jede Benutzergruppe schnell und einfach durch spezifische Zugangsrechte angepasst werden können.

Das Modul „Dokumente“ unterstützt folgende Funktionen:

Internet: Mitarbeiter können schnell von unterschiedlichen Standorten die zentral gespeicherten Dokumente bearbeiten, einsehen und austauschen.

Ordner: Ein Dokument kann in mehreren, hierarchisch aufgebauten Ordnern abgelegt und aufgerufen werden.

Revisionen: Ein Revisionsverwaltungssystem sorgt dafür, dass Dokumente in Bearbeitung für Änderungen durch andere Nutzer „blockiert“ werden.

Versionen: Nutzer können nach Änderungen weiterhin ältere Versionen eines Dokuments ansehen und herunterladen.

Umwandlungen: Dokumente werden automatisch in browserlesbare Formate gewandelt.

Textauszeichnung (Online-Markup): Nutzer können einem Dokument Anmerkungen anfügen und wichtige Bereiche markieren.

Notifikation: Für jedes Dokument und jeden Ordner kann eine Verteilerliste erstellt werden, die einen definierbaren Nutzerkreis über Veränderungen informiert.

Bezüge/Verweise: Ein Dokument kann auf andere Dokumente, Gebäude und Objekte im Inventar verweisen.

Suchen: Eine Suche innerhalb des gesamten Textes aller Dokumente ist möglich.

Logbuch: Ein Logbuch zu jedem Dokument enthält Informationen darüber, wer zu welchem Zeitpunkt eine neue Version erstellt, heruntergeladen oder gelesen hat.

Sicherheit: Zugangsrechte zu den Dokumenten können je Benutzergruppe basierend auf Ablageort oder Dokumentstatus vergeben werden.

Workflows: Dokument können per Workflow nach einem vorab definierten Prozess bearbeitet werden.

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