InCaTec Solution GmbH

Referenzen

InCaTec Maintenance & Carservice

Der mobile Einsatz von Axxerion in der Arbeitszeiterfassung und Qualitätskontrolle im infrastrukturellen Facility Management ist das Topthema in der aktuellen Ausgabe der "rationell reinigen | Gebäudedienste".

Einfacher dokumentieren und kontrollieren

Münster, 13.02.2014. Eine mobile Softwarelösung für das Gebäudemanagement ermöglicht es Servicemitarbeitern, auf Kundenwüsche schnell zu reagieren. Zudem lassen sich die Arbeitszeiterfassung und die Qualitätskontrolle einfacher durchführen, damit sinkt der Verwaltungsaufwand. Siehe auch:

Jedes Unternehmen lebt von seinen Kunden und oft sind die Servicemitarbeiter die Einzigen, die nach der Vergabe noch direkten Kundenkontakt haben. Eine mobile Servicelösung ermöglicht es, Kundenwünsche einfacher und schneller zu erfüllen. Durch mobile Servicelösungen beantworten die Servicemitarbeiter Anfragen direkt beim Kunden, reagieren auf Beschwerden und lösen Probleme direkt vor Ort.  Zusätzlich garantiert die direkte Verbindung zwischen dem Objektpersonal und der Teamleitung eine schnelle Reaktion bei Mängel und Störungen und sichert die nötige Transparenz, damit der jeweils in der Nähe befindliche Servicemitarbeiter für den nächsten Einsatz eingesetzt wird. Durch mobile Qualitätssicherung lässt sich der Verwaltungsaufwand im laufenden Betrieb gewaltig reduzieren. Dank medienbruchfreier und schneller Übermittlung der Berichtsdaten stehen sämtliche Informationen jederzeit zur Verfügung. Im Vergleich zum klassischen Servicemanagement ergeben sich folgende Vorteile :

- Vermeidung des Medienbruchs beim Ausdrucken/Einscannen der Dokumentationen
- Höhere Verfügbarkeit der Objekte durch schnellere Rückmeldung des Abschlusses der Arbeiten
- Effizienterer Einsatz der Mitarbeiter durch Zuteilung von Arbeitsaufträgen ohne Rückkehr in die Zentrale

Einsatz in der Praxis
 Seit August 2012 ist das Unternehmen InCaTec Solution GmbH ein Teil der InCaTec Unternehmensgruppe. Die InCaTec Solution GmbH ist exklusiver Reseller der CAFM Software Axxerion in Deutschland. Axxerion ist eine modular aufgebaute Software und steht jedem Benutzer als integrierte Applikation oder als Komplettlösung direkt über das Internet zur Verfügung. Durch die flexibel anpassbaren Workflow-Module ist eine Abbildung und Optimierung kompletter Facility Management-Prozesse möglich, die das System als CAFM-Software am Markt einzigartig macht.  Die Schwesterfirma InCaTec Maintenance & Carservice GmbH ist unter anderem in der Fahrzeugaufbereitung aktiv. Das Leistungsportfolio umfasst die Außenpflege, die Innenreinigung, die Felgenreinigung, die Motorraumwäsche und weitere Services wie z.B. die Komplettaufbereitung, TÜV Fahrten oder das Einlagern von Reifen bis hin zum kompletten Flottenmanagement. Die Incatec Unternehmensgruppe konnte nun ein erstes erfolgreiches Projekt seiner 2 Tochtergesellschaften vorstellen. Zum 1. Januar 2014 startete das Projekt.  Im Wesentlichen werden 2 Bereiche durch die maßgeschneiderte Softwarelösung unterstützt.

1) Zeitenkontrolle der Mitarbeiter am Fahrzeug bzw. in Objekten Die Software Axxerion ist 100 % webbasiert. Das bedeutet, dass sie auch uneingeschränkt mobil nutzbar ist. Durch das webbasierte Workflowmanagement stehen alle Informationen und Prozesse auf Smartphones und Tablets zur Verfügung. Das Objektpersonal braucht keine handschriftlichen Aufzeichnungen mehr auszufüllen. Damit gehören Stundenzettel der Vergangenheit an. Ein Klick auf dem Smartphone genügt, um den Arbeitsbeginn, den Fahrzeitbeginn und den Feierabend zu erfassen. Damit die Abrechnungsprozesse die korrekten Buchungssätze für Löhne, Reisekosten usw. berechnen, müssen die Stempelzeiten akkurat eingegeben werden. Deshalb durchlaufen alle Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter eine Reihe von Plausibilitätsprüfungen: Sind Schichten ungewöhnlich lang; ist die Fahrzeit plausibel; liegt der Arbeitsbeginn vor der Kernzeit und viele weitere Prüfungen. Die Teamleitung kann nun jederzeit die Stempelzeiten des Objektpersonals verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess kann in Axxerion individuell konfiguriert werden. Mit einer komplexen Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.

2) Dokumentation von Wartungsaufgaben und Qualitätskontrollen Die Softwarelösung Axxerion unterstützt das Serviceteam die Objekte entsprechend den vereinbarten Checklisten zu reinigen und zu warten und die durchgeführten Arbeiten einfach und revisionssicher zu dokumentieren.  Axxerion setzt dabei auf mobile Datenerfassung und Anlagenkennzeichnung mittels moderner Barcodescanner Funktionen. Darüber hinaus bildet die Auswertung der elektronischen Prüf- und Serviceprotokolle eine hervorragende Grundlage für die Optimierung von Service und Instandhaltung. Jeder Mitarbeiter bekommt seine Checkliste auf seinem mobilen Gerät bereitgestellt. Für jedes Fahrzeug ist der Prüfplan mit allen erforderlichen Arbeitsschritten ersichtlich. Die Ergebnisse der einzelnen Prüfungen werden vom Mitarbeiter direkt am Fahrzeug eingegeben. Die Prüfprotokolle werden zentral archiviert und können jederzeit eingesehen bzw. an bestehende EDV Systeme oder andere Software-Tools exportiert werden.  Der Einsatz von Axxerion erleichtert die Wartungsarbeiten, reduziert den Dokumentationsaufwand des Mitarbeiters auf ein Minimum und stellt umgehende Verfügbarkeit von relevanten Daten und die Einhaltung der mit dem Kunden vereinbarten Services sicher. Zusätzlich ermöglicht die Lösung aufgrund der lückenlosen Tätigkeitsdokumentation eine rasche Rückverfolgbarkeit erledigter Arbeiten.

Fazit
 Die einfache Bedienung und die rasche Implementierung innerhalb kürzester Zeit haben den Projektleiter auf Kundenseite Marco Barbagallo überzeugt. „Axxerion ist für uns die ideale Softwarelösung, da es sich in allen Bereichen zu jeder Zeit ohne großen Programmierungsaufwand an unsere speziellen Ansprüche anpassen lässt. Die Firma InCaTec Solution hilft in Form eines operativen Beraters bei der Erarbeitung der grundlegenden Voreinstellungen und Grundlagen.    Axxerion besteht aus mehr als 15 umfangreichen Modulen die vollständig ineinander integrierbar sind. Hierdurch ist der Einsatzbereich weitaus größer als der marktüblicher Systeme. Zum Beispiel: Helpdesk, Vertragsmanagement, Finanzverwaltung, Einkauf, Bestellungen, Lager- und Vorratsverwaltung, Projektmanagement, Kundenzufriedenheitsumfragen, Ideenmanagement, Integration externe Dienstleister, Dokumentenmanagement, Personalressourcenplanung, Budgetierungen, Integration Intranet, Anbindung Webshop, Energie- und Qualitätsmanagement, Fuhrparkverwaltung, ITIL, Gebäudemanagement, Schlüsselverwaltung, Kontakte und CRM, Flächenmanagement etc. Axxerion lässt sich als Instrument für einzelne Prozesse/Module, für übergreifende Aufgaben oder als Komplettlösung einsetzen. Durch die flexibel anpassbaren Workflowmodule ist Axxerion in der Lage, jeden Prozess so wie er tatsächlich im Unternehmen gelebt wird abzubilden. Eine Anpassung und Weiterentwicklung dieser Prozesse ist über das Internet jederzeit, schnell und kostengünstig möglich. Axxerion wird weltweit und branchenunabhängig von mehr als 100.000 Anwendern genutzt. Hierzu gehören Versicherungen, Banken, öffentliche Verwaltungen, Kommunen, Kliniken, Industrie- und mittelständische Unternehmen, Wohnungsbaugesellschaften, Handel, Dienstleister, Bildungseinrichtungen und viele mehr.

Falls auch Sie auf der Suche nach einem CAFM System sind, das schnell einführbar, sicher im Betrieb sowie jederzeit flexibel anpassbar ist, dann nutzen Sie gerne unser Kontaktformular und fordern Sie Ihre persönliche, kostenfreie Axxerion Testlizenz an.

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