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Prozessmanagement – Wer macht was, wann, wie und womit?

 

Dank der am Markt einzigartigen Workflow-Engine sorgt Axxerion jederzeit für ganzheitliche Kontrolle und Übersicht in täglichen Geschäftsprozessen.

Problemstellung
 So wie Tabellenkalkulationen sich nicht für Datenmanagement eignen, so eignet sich E-Mail nicht für professionelles Prozessmanagement. Sendet man beispielsweise eine E-Mail mit einem Arbeitsauftrag an eine Person, erfährt man nichts über den Fortschritt dieser Aufgabe. Falls sich diese Person sich im Urlaub befindet, bleibt diese Aufgabe unbearbeitet. Sendet man eine E-Mail an mehrere Personen, in der Hoffnung dass sich eine Person dieser Aufgabe annimmt, kann es passieren, dass mehrere Personen gleichzeitig mit dieser Arbeit beginnen, oder das diese Personen davon ausgehen, dass sich jemand der Empfänger dieser Arbeit annimmt, diese am Ende aber unerledigt bleibt.

Die Lösung zum Organisieren von Prozessen ist es ein Workflow-Management-System zu implementieren. Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die nacheinander oder parallel von Benutzern ausgeführt werden, die jeweils bestimmte Verantwortlichkeiten haben. Es können dabei bestimmte Bedingungen und Geschäftsregeln festgelegt werden, um die Arbeitsabläufe zu definieren. So können z.B. bei einer Anschaffung die Einkäufer nach Ihrer Genehmigung gefragt werden und bei Überschreitung eines vordefinierten Budgets müssen zusätzlich auch Genehmigungen von höherer Managementebene eingeholt werden.

Workflow-Management-Tools
 Der Vorteil des Workflow-Managements ist es, dass Prozesse und Genehmigungsketten immer folgerichtig und einheitlich durchgeführt werden. Personen werden automatisch benachrichtigt, wenn sie einen Arbeitsauftrag erhalten, und es ist einfach zu analysieren wo Verzögerungen und Engpässe auftreten.
 Fortschritte in der Browser-Technologie machen es möglich, die Arbeitsabläufe grafisch und ohne Programmierkenntnisse zu definieren. Es ist möglich per einfachem Drag & Drop die Aufgaben auf dem Bildschirm zu bearbeiten und in einzelne Pfade aufzuschlüsseln. Der grafische Workflow liefert Feedback über den aktuellen Stand und zeigt den Weg von den Anfängen bis zum aktuellen Status. Unterstützung von Workflow-Versionsverwaltung ist wichtig. Dies bedeutet, dass Änderungen während das System Läuft möglich sind und die aktuell gestarteten Workflows nicht unterbrochen werden.

Die Verwendung von Workflow-Management-Tools liefert auch Mittel um Metadaten zu erfassen wie ein Prozess ausgeführt wird. Es kann verfolgt werden, wann ein Problem eingereicht worden ist, wie die Reaktionszeit ist und was für eine tatsächliche Laufzeit die Bearbeitung benötigte. Diese Werte können dann für jeden Posten mit dem Service Level Agreement (SLA´s) verglichen werden. Die Bedeutung des Workflow-Managements wird durch den Trend hin zu Design-Build-Operate-Vereinbarungen angetrieben. Die Einhaltung von leistungsbezogenen Verträgen des ausgesourcten Baus und Betriebs von Anlagen, wird durch die Analyse der Metadaten aus den Workflows gemessen.

Eng verknüpft mit dem Daten- und Prozessmanagement ist das Sicherheitsmanagement. CAFM Systeme der neuen Generation müssen fortschrittliche und flexible rollenbasierte Sicherheitsrahmen unterstützen. Es sollte möglich sein die Zugangsberechtigungen für jede Rolle, basierend auf der Art eines Objekts pro Feld, Funktion, Kategorie, Ordner und Zustand im einem Workflow festzulegen.

Axxerion
 Axxerion enthält bereits eine Vielzahl von Prozessen, die auf den Best Practices unserer vielen hundert Kunden formuliert wurden. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie eine perfekte Übereinstimmung in einer dieser Arbeitsabläufe finden. Somit ist allenfalls die Anpassung von ein paar kleinen Details erforderlich. Darüber hinaus sind Sie im Stande, eigene Prozesse einfach und schnell zu ermitteln, festzustellen und ohne aufwändige Programmierung zu implementieren. Sie sind somit in der Lage, sobald Veränderungen in Ihrem Geschäftsabläufen notwendig sind, diese direkt zu implementieren.

Mit der Modulübergreifenden „Workflow Engine“ können Sie für jeden Prozess einen spezifischen Ablauf festlegen. Die flexibel anpassbaren Workflows ermöglichen eine Modulation sämtlicher Geschäftsprozesse ohne hierfür programmiertechnisch tätig werden zu müssen. Über eine grafische Benutzeroberfläche erfolgt eine Anpassung der Prozesse. Aufgaben werden so automatisch den entsprechenden Personen zugewiesen. Verantwortliche können den Status der jeweiligen Anfrage verfolgen und die korrekte Ausführung kontrollieren.

 
tele-LOOK gewinnt „Service-Management-Preis 2017“

tele-LOOK gewann am 09. November 2017, im Rahmen des KVD Service Congress in München, den 26. KDV Service-Management-Preis.

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Erstes Anwender- und Interessententreffen: InCaTec lädt zum ,,Software-Tasting“ ein

Am Freitag den, 9. März 2018 veranstaltet die InCaTec Solution GmbH das erste Axxerion Anwender- und Interessententreffen. Ganz nach dem Motto „Software-Tasting“ möchten wir Ihnen die Möglichkeit bieten die verschiedenen Module unserer Software kennenzulernen oder zu vertiefen.

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Verstärkung der Kundenbetreuung

Seit dem 1. Oktober wird unser Team durch Frau Christina Kolwe verstärkt. Frau Kolwe unterstützt uns ab sofort in der Kundenbetreuung und im Büromanagement.

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