Die NORDSEE GmbH, ist die europaweite Nummer eins in der Fisch-Systemgastronomie. Rund 5.000 Mitarbeiter, in über 330 Restaurants in Deutschland und Österreich, müssen von der FM Abteilung mit Facility Services versorgt werden. Insgesamt sind 60.000 m² Brutto-Grundfläche von der FM Abteilung zu verwalten und Instand zu halten. Für typische FM Aufgaben wie Abfallmanagement, Erfüllung von Behördenauflagen, baubegleitendes FM, Nachhaltigkeitsprojekte und ähnliches bietet ein CAFM -System eine große Erleichterung bei der Erfüllung der täglichen Aufgaben.
Die Implementierung und der Ausbau einer CAFM Lösung hat daher für die FM Abteilung bei der NORDSEE GmbH eine hohe Priorität. Der Fokus liegt dabei auf der Optimierung aller Prozesse und Aufgaben rund um die Wartung und Instandhaltung der Filialen, und aller technischen Gebäudeausrüstungen die dort zum Einsatz kommen. Bei der Instandhaltung von technischen Gewerken, wie Aufzügen, Elektro-, Kälte-, Küchentechnik, Schankanlagen, usw. kommen standortabhängig zusätzlich externe Dienstleister zum Einsatz.
Die Sicherstellung einer hohen Anlagenverfügbarkeit, die Optimierung der Prozesse bei der Auswahl und Steuerung der externen Dienstleistern sowie die lückenlose Dokumentation von Prüfberichten und Behördenauflagen bilden daher die wichtigsten Anforderungen an die Softwarelösung.
Um diese Aufgaben nachhaltig erfüllen und dokumentieren zu können hat sich die NORDSEE GmbH für die Einführung des webbasierten CAFM Systems Axxerion entschieden. Der Exclusiv Reseller InCaTec Solution GmbH aus dem westfälischen Münster unterstützt die NORDSEE GmbH dabei als Implementierungspartner.
Entscheidung für Axxerion
Der Auswahlprozess wurde entscheidend durch die Flexibilität der cloudbasierten SAAS -Lösung beeinflusst. Die Datenstruktur und die im Hintergrund laufenden Geschäftsprozesse im Axxerion System können entsprechend den Anforderungen der NORDSEE GmbH dabei jederzeit und ohne Programmierkenntnisse an neue Bedürfnisse angepasst werden. So können Veränderungen im sich permanent verschärfenden Regelwerk schnell und nachhaltig Berücksichtigung finden, und zudem nachweislich dokumentiert werden.
Auch Änderungen bei der Auswahl der externen Dienstleister und Umstellungen in deren Aufgabenbereichen lassen sich in der Software schnell einpflegen und abbilden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich in der Anbindung von externen Dienstleistern. In der webbasierten Lösung Axxerion können diese einfach mit einem eigenen Zugang in das System eingebunden werden. Dabei können die Berechtigungen zur Einsicht und Änderung von Dokumenten wie zum Beispiel Bedienungsanleitungen, Arbeitsaufträgen, Checklisten, Wartungsnachweise individuell an die jeweiligen Benutzergruppen und Dienstleiter angepasst werden.
Einsatz der Software
Für die rechtssichere Dokumentation der Prüfberichte (Stichwort: Betreiberverantwortung) verfügt das CAFM System Axxerion über ein eigenes voll integriertes Modul.
Dieses Modul bietet Funktionalitäten für eine Versions- und Revisionsverwaltung, Zugangskontrolle, Betrachtung und das Einfügen von Kommentaren
Es ist vollständig in das Modul „Workflowmanagement“ integriert, so dass Verfahren wie „Genehmigen“, „Veröffentlichen“, „Archivieren“ und „Drucken“ unterstützt werden. Das Modul kann für jede Benutzergruppe schnell und einfach durch Vergabe von spezifischen Zugangsrechten für Felder und Funktionen angepasst werden. Das bedeutet, dass in der Axxerion Umgebung der Nordsee, externe Dienstleister und die Filialleiter in die Dokumentationsprozesse eingebunden sind bzw. einen Zugang haben.
Diese Möglichkeit die Benutzeroberfläche sowohl für professionelle Anwender in der FM Fachabteilung wie auch für Gelegenheitsanwender in den Filialen anzupassen, ermöglicht es mit einem einzigen System zu arbeiten. Es ist möglich bestimme Felder und Funktionen für einige Benutzergruppen auszublenden und integrierte Hilfe-Texte einzublenden. Darüber hinaus ist die Bedienoberfläche von Axxerion automatisch anpassbar an den jeweiligen Standort des Benutzers.
Fazit
Das webbasierte CAFM System Axxerion lässt sich als Instrument für einzelne Prozesse, für übergreifende Aufgaben oder als Komplettlösung einsetzen. Durch die flexibel anpassbaren Workflowmodule ist Axxerion in der Lage, jeden Prozess, so wie er tatsächlich im Unternehmen gelebt wird, abzubilden. Eine Anpassung und Weiterentwicklung dieser Prozesse ist über das Internet jederzeit, schnell und kostengünstig möglich.
Isabell Erhard (Facility Managerin bei Nordsee) fasst es zusammen:
“Für uns ist Axxerion bei dem parallelen Auf- und Ausbau des Facility Managements ein hervorragendes Instrument. Um die stetig sich wandelnden Anforderungen an einen modernen Gastronomie- und Handelsbetrieb zu meistern, bedarf es einer hochflexiblen und schnell adaptierbaren CAFM Software. In Axxerion haben wir eine hochanpassungsfähige, zuverlässige und moderne Lösung für unsern Bedarf bei der technischen Betriebsführung für mehr als 300 Restaurant- und Handelsobjekte gefunden.”
