Erfahrene Facility Manager werden Ihnen sagen, dass in einem modernen und geschäftigen Betrieb keine zwei Tage einander gleichen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sie täglich alle Hände voll zu tun haben, während sie daran arbeiten, dass alle Systeme und Prozesse in ihrem Betrieb effizient funktionieren.
Aber – ob groß oder klein, gewerblich, industriell oder privat, es gibt einige häufig auftretende Probleme bei der Instandhaltung, die Facility Manager identifizieren müssen. Auf diese Weise wird es ihnen am besten gelingen, sie proaktiv zu lösen.
Im Folgenden werden wir einige der Hauptprobleme hervorheben:
1. Kostenkontrolle und Budgetplanung
Das Problem der Kostenkontrolle gibt bei der Instandhaltung von Anlagen ständig Anlass zur Sorge. Wartungsteams müssen ihre Anlagen und Maschinen unabhängig von begrenzten Budgets effizient betreiben. Dieser Anspruch führt zu dem Druck, mit weniger mehr erreichen zu müssen.
Damit die Qualität der Services optimal bleibt, müssen Facility Manager und ihre Teams zusammenarbeiten und die Gesamtbetriebskosten in ihren Gebäuden kontrollieren.
Planen Sie alle potenziellen Kosten, ob fest oder variabel, und planen Sie immer einen Puffer ein, um die Notfallkosten zu absorbieren. Verfolgen Sie Ihre Wartungskosten und Finanzinformationen mit digitalisierten Reporting-Tools, damit Sie ungewöhnliche Ausgaben schnell erkennen können, bevor sie zu eskalieren drohen.
2. Ersatzteilverbrauch und Lagerverwaltung
Wissen Sie, dass Sie möglicherweise teure Artikel in Ihrem Ersatzteilbestand haben, die seit Monaten oder sogar Jahren stillliegen? Das ist Kapital, welches andernorts hätte eingesetzt werden können. Leider ist dies in vielen Betrieben ein häufiges Szenario, insbesondere dort, wo noch manuelle oder papierbasierte Lagerverwaltung angewandt wird.
Wenn Sie eine automatisierte Ersatzteilausgabe und Lagerverwaltung einsetzen, erhöhen Sie Ihre Chancen, Ihren Lagerbestand kosteneffizient zu halten. Außerdem hilft es Ihnen beim Generieren und Abrechnen von Arbeitsaufträgen, beim Überwachen von Einkaufspreisen und beim schnellen Vergleichen Ihrer Lieferanten.
3. Energiemanagement – Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung
Man kann sich der Tatsache nicht entziehen, dass eine Ihrer größten monatlichen Ausgaben die Energiekosten sind. Aus relevanten Studien geht jedoch hervor, dass etwa 30% des Energieverbrauchs in Gebäuden nicht erforderlich sind. Sie können Ihrem Betrieb dieses Problem angehen, indem Sie umweltfreundlichere Optionen ausprobieren, z. B. mehr natürliches Licht oder LED-Beleuchtung verwenden oder Energiemanagement-Tools einsetzen. Dadurch reduzieren Sie weiterhin Ihren CO2 Ausstoß und schaffen eine Grundlage für einen verantwortungsvollen und schonenden Umgang mit Umweltressourcen.
Auf Basis von Betriebsstunden oder Zählerständen lassen sich außerdem in einem modernen Instandhaltungs-Tool Wartungstermine berechnen und bestimmen. Ein entsprechender Wartungsauftrag kann automatisch aus dem System ausgelöst und an die Verantwortlichen zugewiesen werden.
4. Schlechte Datenlage und fehlende Übersicht
Die Planung und Dokumentation der Instandhaltung von Anlagen und Immobilien ist eine sehr arbeitsreiche Aufgabe. An großen Standorten reichen mitunter ein paar Tage aus, damit ein Facility Manager mit Papierkram überhäuft wird, sofern kein proaktives System für die Verwaltung von Daten und Aufzeichnungen vorhanden ist. Darüber hinaus bedeutet ein schlechtes oder unzureichendes Datenmanagement normalerweise, dass das Unternehmen die Erkenntnisse, die seine Daten bieten, nicht nutzen kann.
Wir haben zum Beispiel die Kostenkontrolle im vorherigen Abschnitt besprochen. Wie kann ein Facility Manager hoffen, die Kosten kontrollieren zu können, wenn er seine Wartungskosten nicht unkompliziert täglich nachverfolgen kann? Um weiterzukommen, müssen sie genaue und zuverlässige Wartungsdaten erfassen und dann in einer zentralen Datenbank organisieren und speichern. Organisierte Wartungsdaten bilden eine zuverlässige Grundlage für fundierte und strategische Entscheidungen.
5. Vermeidung von Ausfällen und Erhöhung der Verfügbarkeitszeiten
Technische Ausfälle sind unerwünscht und ein kritischer Punkt bei der Wartung Ihrer Anlagen. In jeder Branche bleibt dies ein unvermeidbares Problem. Ein Anlagen-Ausfall kann alles, von katastrophalen Sicherheits- und Umweltunfällen bis hin zu übermäßigen Produktionsverlusten, verursachen, insbesondere im Hinblick auf den Verschleiss von Anlagen.
Das Risiko von Anlagen-Ausfällen kann jedoch minimiert werden durch:
- Mobile Instandhaltung: Schneller Informationsaustausch und Geräteüberwachung von unterwegs
- Geplante Wartungen: Routinemäßige oder vorbeugende Wartungsstrategien anstelle einer reaktiven Wartung (Run-to-Failure) sparen nicht nur Kosten, sondern verringern auch die betrieblichen Sorgen
- Vorausschauende Wartung: für risikoreiche und geschäftskritische Anlagen
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(*) Aus dem englischen Original von Mehdi Khalvati, Geschäftsführer der Axxerion Inc., ins Deutsche übersetzt.
