Zu gedruckten Rechnungen, die Papier und Geld kosten, stellen elektronische Rechnungen eine echte Alternative dar!
Bereits seit November 2020 sind alle Rechnungssteller dazu verpflichtet, Lieferungen und Leistungen* an öffentliche Einrichtungen des Bundes mittels einer elektronischer Rechnung (E-Rechnung) abzurechnen.
Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung nun auch im B2B-Bereich verpflichtend**. Bis Jahresende 24 sollten alle betroffenen Unternehmen idealerweise dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden, zu empfangen und digital verarbeiten zu können.
Im Prinzip beinhalten elektronische Rechnungen dieselben Inhalte und Rechtsfolgen wie jene aus Papier. Der Einsatz elektronischer Dokumente vereinfacht, automatisiert und beschleunigt jedoch die Vorgänge im Rechnungswesen.
Bereits seit 4 Jahren wird die XRechnung*** in unsere CAFM-Baseline integriert. Für unsere Kunden steht dieser elektronische Standard seitdem und ohne Zusatzkosten zur Verfügung!
Eine E-Rechnung – was ist das eigentlich?
Eine elektronische Rechnung im Sinne der europarechtlichen Vorgaben stellt nach §2 Abs. 2 eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Außerdem soll diese in einem Format vorliegen, welches die automatische und elektronische Verarbeitung vom Eingang bis zur Archivierung ermöglicht.
Damit eine Rechnung als E-Rechnung bezeichnet werden darf, muss sie diese Kriterien aufweisen:
- Der gesamte „Lebenszyklus“ einer E-Rechnung ist und bleibt digital. Es wird nichts gescannt oder ausgedruckt – von der Rechnungserstellung bis zur Begleichung der Rechnungsbeträge.
- Die Rechnung muss automatisiert von einem System zu einem anderen überführt werden. Alle Informationen werden automatisch registriert und weitergeleitet.
- ACHTUNG: Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung! Hierzu zählen nur Rechnungen mit einem strukturierten XML-Datensatz (XRechnungen) oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
Formate: „strukturiert“ vs. „unstrukturiert“
Die bekannten Standards XML und EDI zählen zu den typischen, strukturierten Formaten, an die sich der neue spezifische Standard XRechnung anschließt.
Dem gegenüber stehen Bilddatei-Formate wie JPG und TIF, reine PDFs ohne strukturierte Daten oder – ganz simpel – eine eingescannte Papierrechnung, die zu den unstrukturierten Datenformaten gehören und künftig keine elektronischen Rechnungen im Sinne der neuen EU-Richtlinien darstellen.
Wozu E-Rechnungen?
Der primäre Zweck von E-Rechnungen besteht in der vollständigen Automatisierung (und damit auch der Beschleunigung) von der Erstellung, dem Versand, der Übermittlung und der Annahme, aber auch der Verarbeitung von Rechnungen.
Nicht nur der Versand gestaltet sich auf elektronischem Übermittlungsweg als wesentlich zeitsparender. Auch der Einsatz von Papier entfällt durch die Digitalisierung aller zuvor genannten Prozesse komplett, während die Informationen von elektronischen und papiernen Rechnungen dennoch identisch bleiben!
Aber, Vorsicht! Auch bei Mail-Versand gilt: alle Rechnungsmerkmale und Pflichtangaben für den Umsatzssteuerabzug müssen bei einer elektronischen Rechnung vorhanden sein!
Durch E-Rechnungen und mithilfe unserer CAFM-Softwarelösung Axxerion können viele Papier-basierte Prozesse abgeschafft werden – vorallem Rechnungsverarbeitungs- oder Freigabeprozesse und Archivierung von konventionellen, postalisch eingehenden Rechnungen. Die Papierablage entfällt und spart Lagerfläche und Kosten ein.
Die Vorzüge und Nutzen der Digitalisierung liegen vor allem hier:
- Verzicht auf Papier spart Geld, Zeit und Platz
- Automatisierte Prozesse erleichtern einzelne Arbeitsschritte
- Unsere einzigartige Workflow-Engine minimiert Fehler
Am Ende des Tages bleibt für Sie so mehr Zeit, die in andere Aufgaben fließen kann. Auch Kosten, die Ihnen ohne Digitalisierung entstanden wären, können zu verfügbarem Kapital werden.
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Übergangsregelung: Die Pflichten im Überblick
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*bei Direktaufträgen ab einem Beitrag von 1.000 Euro netto.
**für steuerpflichtige inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.
*** Ein XML-basiertes Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird
