Fall Studien

Axxerion bei der Landeshauptstadt Klagenfurt am Wörthersee

Branche

Öffentlicher Dienst

Kennzahlen

  • 73 Mitarbeiter in der Abteilung Facilitymanagement
  • 25 aktive Axxerion-Nutzer

Implementierte Axxerion-Module

  • Kontaktverwaltung
  • Inventarverwaltung
  • Zählerverwaltung
  • Liegenschafts-, Gebäude- und Flächenverwaltung
  • Vertragsverwaltung
  • Energiemanagement

Herausforderungen

Durch die Anforderungen im täglichen Betrieb der umfangreichen Aufgaben der Landeshauptstadt Klagenfurt am Wörthersee ergab sich der Bedarf für ein Computer-Aided Facility Management (CAFM).

Als die Abteilung im Jahr 2017 aus Mitarbeitern sechs verschiedener zusammengelegter Abteilungen gegründet wurde, wurde sehr schnell klar, dass zur Optimierung der Prozesse softwaretechnische Unterstützung in Form einer CAFM – Lösung benötigt wird.

Der Wunsch an ein System war so simpel, wie essentiell – so nutzerfreundlich wie möglich, so wenig Zwischenschritte wie möglich!

Herr Slamanig erinnert sich: „Das große Thema war ‚Sichere Datenqualität & Aufbau für Benchmarking‘ und eine Vereinfachung der Prozesse.“

Der laufende Betrieb des Facility Managements spielt sich in vier verschiedenen Dienststellen ab: Forst- und Liegenschaftsmanagement, Bau- und Projektmanagement, Gebäudemanagement, Facility Service. Die Wertigkeit von Gebäuden während des Lebenszykluses muss unterschiedlich betrachtet werden. So sind für das Liegenschaftsmanagement andere Aspekte relevant, als für das Bau- und Projektmanagement. Diese unterschiedlichen Daten und Informationen sollen während des Lebenszykluses zusammengeführt werden.

 

 

Lösung

In einer 3-Phasen-Implementierung begann man mit der Einführung von Axxerion.

In der ersten Phase wurde ein Grundsatzpapier erstellt, welches die Grundlage für das spätere Angebot der InCaTec Solution bilden sollte. Bestandteil dieser Phase waren außerdem die Datenimporte in das CAFM-System, mit Daten von Liegenschaften, Gebäuden, Raumbüchern, Kontakten und Verträgen.

Zunächst wurde von der Dienststellenebene und von einzelnen Arbeitsgruppen definiert, was man unter diesem Themenblock ‚Digitalisierung‘ eigentlich versteht, um dann die verschiedenen Bedarfe herauszuarbeiten und zu erkennen „Was brauchen wir überhaupt?“. Die Ergebnisse der Zusammenfassung wurden den Mitarbeitern des Facility Managements im nächsten Schritt vorgestellt, sodass – bis zu einem gewissen Grad – die Möglichkeit bestand, ihre Wünsche mit einfließen zu lassen. Mit diesem angepassten Anforderungskatalog begann die erste Phase.

Die nächste Phase , befindet sich gerade in Vorbereitung.

„Die Webbasiertheit von Axxerion war für uns in der Pandemie ein großer Vorteil, denn damit war der Arbeitsplatz zuhause gleich eingerichtet.“

 

Robert Slamanig (Abteilungsleiter Facility Management)

Über die Landeshauptstadt Klagenfurt am Wörthersee

  • Knapp 102.000 Einwohnerinnen und Einwohner
  • Größte Stadt Kärntens, sechstgrößte Stadt Österreichs
  • Statuarstadt – Stadt mit eigenem Statut, mit einem von der Landesregierung Kärnten erlassenen Stadtrecht, ähnlich einer Verfassung. Die Stadt ist gleichzeitig auch Bezirkshauptmannschaft.
  • ca. 120 km² Fläche

 

Organisation des Facility Management

Das Facility Management mit seinen 73 Mitarbeitern ist in vier Dienststellen unterteilt:

  • Forst- und Liegenschaftsmanagement (zuständig für das Privatvermögen der Landeshauptstadt Klagenfurt am Wörthersee
    • Verwaltung von rund 1.000 Grundstücken mit entsprechendem Vertragswerk, 650 ha Wald, Kleingärten, Bootsanlegeplätzen, landwirtschaftlichen Pachtflächen
  • Bau- und Projektmanagement
    • Hochbauprojekte, Schulbauten, Kindergärten, Amtsgebäude, Gemeindezentren etc.
    • Eigen- und Fremdplanung für Projekte bei Neu- und Umbauten Bauaufsicht, Planung und örtliche Bauleitung.
  • Gebäudemanagement
    • Das Gebäudemanagement ist verantwortlich für den Betrieb und die Bewirtschaftung von bestehenden Objekten. Das Gebäudemanagement übernimmt die Bauherrenfunktion bei allen Neubauprojekten im Aufgabenbereich des Facility Managements.
    • Facility Service
      • Organisation der Reinigungsdienstleistungen , Qualitätsprüfung von Eigen- und Fremdreinigung, Winterbetreuung, Beauftragung von Reinigungskonzepten. Reinigung und Wartung der öffentlichen WC-Anlagen. Energiemanagement.

Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

„So ein Prozess geht nicht von heute auf morgen. Er erfordert Vorbereitung und auch, dass die Mitarbeiter abgeholt werden. Der Prozess im Ganzen ist ein Marathon und kein Sprint.“, sagt Herr Slamanig.

Er rät, ausreichend Zeit einzuplanen und die Ressourcen in der Abteilung gut zu organisieren, damit das Tagesgeschäft der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, neben dem Erlernen des Umgangs mit dem neuen CAFM-System, nicht auf der Strecke bleibe.

 

Erfahrungen mit Axxerion

Am Anfang eines solchen Projektes werden die Ziele nochmals exakt definiert und mit den Dienstleister abgestimmt, berichtet Herr Slamanig.

Der Weg zum Erreichen der Ziele wurde mit den Partner (Hersteller) gemeinsam erarbeitet. Es ist daher wichtig, flexibel auf veränderte Anforderungen und Prozess zu reagieren

In der Projektarbeit und im eigentlichen Arbeitsprozess entstünden ständig neue Möglichkeiten und Themenblöcke, welche mit der flexiblen SW-Lösung und den Erfahrungen der Fachleute von Axxerion verbessert werden können. „Wir haben hier quasi ‚einen Prozess im Prozess‘.“, so Robert Slamanig.

Whitepaper

Fordern Sie hier das gesamte Whitepaper zum Referenzprojekt an:



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