5 Argumente für ein digitales Vertragsdepot

Wenn Ihr Unternehmen bereits seit mehreren Jahren besteht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie im Laufe der Zeit an einer Reihe von Verträgen beteiligt waren. Aber wenn Sie gebeten würden, einige Vertragsinformationen aus der Vergangenheit zur Verfügung zu stellen, wie lange würde es dann dauern, die angefragten Informationen zu finden?

(*) Aus dem englischen Original von Mehdi Khalvati, Geschäftsführer der Axxerion Inc., ins Deutsche übersetzt.

Können Sie mit Sicherheit Ihre besten und schlechtesten Verträge ad hoc ausfindig machen? Ist die Antwort, die Sie gerade oben gegeben haben, bei genauerem Hinsehen noch korrekt? Haben Sie bisher mehr Gewinne oder Verluste aus Verträgen erzielt?

Wenn weitere Jahre vergehen werden und Ihr Unternehmen immer mehr Verträge abschließen wird, wie wollen Sie dann diese Informationen nutzen, um Ihre Vertragsvergabeprozesse zu verbessern?

Einem geschäftigen Unternehmen können das Verstehen und Auswerten der Vertragsinformationen eine breitere Sichtweite verschaffen und dabei helfen, Bereiche hervorzuheben, die dringend Korrekturen benötigen.

Bevor Sie jedoch mit dem Prozess der korrigierten Analyse von Vertragsinformationen beginnen können, ist es unerlässlich, zunächst Ihre verstreuten Informationen auf einer einzigen Vertragsmanagementplattform zu zentralisieren.

Im Folgenden betrachten wir 5 Gründe für ein zentrales Vertragsdepot für Ihr Unternehmen:

 

  1. Informationen, wann immer Sie sie brauchen

Erinnern Sie sich an die Fragen, die wir Ihnen zu Beginn dieses Beitrags gestellt haben? Die Verwendung einer Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen würde es Ihnen ermöglichen, all diese und mehr Fragen in Sekundenschnelle zu beantworten! Die Plattform erlaubt  es Ihnen, alle Vertragsinformationen zu speichern und über eine sichere und leicht zugängliche Cloud-Speichereinrichtung jederzeit und überall darauf zuzugreifen.

Wenn Sie auf diesem Weg auf genaue und organisierte Daten zugreifen können, sind Sie in der Lage, Trends zu erkennen, effektive Entscheidungen zu treffen und Ihre nächsten Vertragsentscheidungen auf einer konsistenten Basis effektiv zu steuern.

 

  1. Verbesserte Reaktionsfähigkeit

Stellen Sie sich Unternehmen wie Treuhandfondsmanager, Vermögensverwalter, Immobilienportfoliomanager und andere sehr große Unternehmen vor, die jeden Monat Verträge mit Hunderten von verschiedenen Parteien und Kunden abwickeln. Es ist von größter Wichtigkeit, dass sie keine Details durcheinanderbringen, keine Vertragsdokumente verlegen oder wichtige Meilensteine verpassen, andernfalls könnten sie durch die Gegenreaktion verärgerter Kunden mehrere wertvolle Kunden verlieren oder auch schwere Sanktionen erleiden.

Mit dem Vorteil eines zentralen Datenspeichers, den Sie mit einer Software für das Vertrags-Lebenszyklusmanagement erhalten, haben Sie Zugang zu einer besseren Übersicht über alle Verträge an einem Ort und die Möglichkeit, Fehler schnell zu erkennen. Sie können auch indizierte Suchen durchführen und erhalten Terminwarnungen und Benachrichtigungen zu wichtigen Terminen.

Diese Vorteile summieren sich schnell und ermöglichen es Ihnen, auf Kundenanfragen genau, schnell und sicher zu reagieren. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die dort enthaltenen historischen Daten, die Probleme eines Kunden zu verstehen, auf eventuelle Beschwerden einzugehen und diese effektiver zu bearbeiten.

 

3. Erhöhte Sicherheit

Schützen Sie die Daten Ihrer Kunden, sammeln Sie digitale Unterschriften, unterbinden Sie autorisierten Zugriff, schützen Sie wertvolle Verträge durch verschlüsselte Daten. Axxerion macht es Ihnen einfach, Kollegen, Lieferanten und Kunden rund um die Uhr auf dem Laufenden zu halten, ohne Kompromisse bei Sicherheit und Zugangskontrolle einzugehen.

Denken Sie daran, dass es entscheidend ist, dass Sie das Vertrauen Ihrer Kunden nicht durch Sicherheitsverletzungen oder nachlässig gehandhabte Vertragsdokumente verlieren. Es kann mitunter äußerst schwierig sein, dieses Vertrauen wiederzugewinnen.

 

  1. Die Gunst der Kunden bewahren

Ein kontinuierliches und konsistentes Vertragsmanagement von hoher Qualität über eine zentrale Ablage hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kunden durch eine ordnungsgemäße Vertragsüberwachung und -leistung zu erfüllen und zu übertreffen. Außerdem steigert es den Ruf Ihres Unternehmens und zieht mehr Kunden und zukünftige Geschäfte an.

 

  1. Verbesserte Datenintegrität

Eine zentrale Vertragsablage trägt zur Verbesserung der Datenintegrität bei. Durch den Einsatz von Axxerion können Sie die Probleme unzureichender Daten begrenzen. Die Axxerion Plattform ist dynamisch und reaktionsschnell, und alle Änderungen werden sofort erfasst. Es gibt keine frustrierenden Lücken in den Vertragsunterlagen. Sie müssen sich auch nicht ständig um eine manuelle Sicherung Ihrer Daten kümmern.

 

Kostenlose Demo

Sie haben noch kein zentrales Vertragsmanagement? Dann verpasst Ihr Unternehmen alle oben genannten Vorteile und vieles mehr. Unsere benutzerfreundliche und hochgradig anpassbare Softwarelösung unterstützt Sie auch bei Vertragsberichten und Dashboards, rollenbasierter Sicherheit und Zugriff, Vertragsfinanzdaten, Vertraulichkeit, Verkaufsverträgen, Beschaffungsverträgen, Serviceverträgen usw.

Unsere CAFM-Software soll Unternehmen helfen, Haftungsrisiken zu verstehen und zu mindern. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine kostenlose Demo und entdecken Sie die Vorteile von Axxerion.

Kostenlose Demo anfordern.

 

(*) Über den Author: Mehdi Khalvati, ist Geschäftsführer der Axxerion Inc. mit Sitz in San Rafael im Silicon Valley, Kalifornien. Er hat einen Ph.D. Studienabschluss von der renomierten University of California at Berkeley im Studienfach Computer Sciences & Engineering.

Whitepaper