Zu gedruckten Rechnungen, die Papier und Geld kosten, stellen elektronische Rechnungen eine echte Alternative dar!
Der Trend zur elektronischen Rechnung (abgekürzt: eRechnung) wird durch das eRechnungsgesetz verstärkt, welches festlegt, dass bereits seit dem 18. April 2020 alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Spätestens ab dem 27. November muss es dann auch Auftragnehmern möglich sein, Behörden elektronische Rechnungen zu stellen.
Pünktlich zum Stichtag hat das Team der InCaTec Solution nun XRechnung, („Ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden“) in seine Baseline integriert. Für unsere Kunden steht dieser elektronische Standard ab sofort und ohne Zusatzkosten zur Verfügung!
Im Prinzip beinhalten eRechnungen dieselben Inhalte und Rechtsfolgen wie jene aus Papier. Der Einsatz elektronischer Dokumente vereinfacht, automatisiert und beschleunigt jedoch die Vorgänge im Rechnungswesen.
Wozu eRechnungen?
Der primäre Zweck von eRechnungen besteht in der vollständigen Automatisierung (und damit auch der Beschleunigung) von der Erstellung, dem Versand, der Übermittlung und der Annahme, aber auch der Verarbeitung von Rechnungen.
Nicht nur der Versand gestaltet sich auf elektronischem Übermittlungsweg als wesentlich zeitsparender, auch der Einsatz von Papier entfällt durch die Digitalisierung aller zuvor genannten Prozesse komplett, während die Informationen von elektronischen und papiernen Rechnungen dennoch identisch bleiben!
Aber, Obacht! Auch bei per-Mail-Versand gilt: alle Rechnungsmerkmale und Pflichtangaben für den Umsatzssteuerabzug müssen bei einer eRechnung vorhanden sein!
Durch eRechnungen und mithilfe unserer CAFM-Softwarelösung Axxerion können viele Papier-basierte Prozesse abgeschafft werden – vorallem Rechnungsverarbeitungs- oder Freigabeprozesse und Archivierung von konventionellen, postalisch eingehenden Rechnungen. Jene ist bei eRechnungen nämlich ebenfalls digital. Die Papierablage entfällt und spart Lagerfläche und Kosten ein.
Eine eRechnung – was ist das eigentlich?
Eine elektronische Rechnung im Sinne der europarechtlichen Vorgaben stellt nach §2 Abs. 2 eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird, sowie in einem Format vorliegt, welches die automatische und elektronische Verarbeitung vom Eingang bis zur Archivierung ermöglicht. Damit eine Rechnung als eRechnung bezeichnet werden darf, muss sie also zwei Kriterien aufweisen:
- Der gesamte „Lebenszyklus“ einer eRechnung ist und bleibt digital. Es wird nichts gescannt oder ausgedruckt.
- Die eRechnung muss automatisiert von einem System zu einem anderen überführt werden. Alle Informationen werden automatisch registriert und weitergeleitet.
Formate: „strukturiert“ vs. „unstrukturiert“
Die bekannten Standards XML und EDI zählen zu den typischen, strukturierten Formaten, an die sich der neue spezifische Standard XRechnung anschließt.
Dem gegenüber stehen Bilddatei-Formate wie JPG und TIF, reine PDFs ohne strukturierte Daten oder – ganz simpel – eine eingescannte Papierrechnung, die zu den unstrukturierten Datenformaten gehören und künftig keine elektronischen Rechnungen im Sinne der neuen EU-Richtlinien darstellen.
Und welche Vorteile bieten eRechnungen und e-Invoicing?
Worin die Vorzüge und Nutzen liegen, wenn Sie in die Digitalisierung der Fakturierung von Facility-Management-Leistungen investieren, sieht man bei einem Blick auf ihren Mehrwert:
- Verzicht auf Papier spart Geld, Zeit und Platz
- Automatisierte Prozesse erleichtern einzelne Arbeitsschritte
- Unsere einzigartige Workflow-Engine minimiert Fehler
Als Kunde der InCaTec Solution sind Sie ab Tag 1 der Einführung unserer CAFM-Lösung Axxerion abgesichert, wenn es um rechtliche Vorgaben zur Rechnungsstellung oder komplexere Verfahren, wie beispielsweise Rechnungsfreigaben, geht, die in Axxerion ganz einfach in Workflows umgewandelt werden!
Am Ende des Tages bleibt für Sie so mehr Zeit, die in andere Aufgaben fließen kann und Kosten, die Ihnen ohne Digitalisierung entstanden wären, können zu verfügbarem Kapital werden.
Wenn Sie es sich also zum Ziel gemacht haben, rechtliche Vorgaben und sichere, einfache Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung umzusetzen, kann Ihnen eine Investition in Axxerion und damit in die Abrechnungsprozesse im Facility Management künftig einen großen strategischen Mehrwert liefern!
Kostenlose Demo? Aber sicher!
Fordern Sie noch heute ein unverbindliches Angebot an, um Ihre Abrechnungsprozesse mit XRechnung rechtssicher aufzustellen, Kosten und Zeit zu sparen und künftig Geschäfte mit Behören von Bund, Ländern und Kommunen digital abwickeln zu können!
