Case Studies

Axxerion im Einsatz als "Service Management System" entwickelt sich zur 'Single Source Of Truth' für Deutschlands beliebteste Tankstellenmarke

Branche

Tankstellenbetreiber

Kennzahlen

  • ca. 800 Tankstellen in Deutschland
  • mehr als 150 Tankstellen in Österreich
  • Marktanteil von etwa 10% in Deutschland

Implementierte Axxerion-Module

  • Meldungen (Service-Management-System)
  • Wartungsplanung
  • Inventarverwaltung
  • Gebäudemanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Single-Sign-On

 

Herausforderungen

  • Nachverfolgung von Störungen und Kontrolle der Dienstleister: Werden die SLAs (Service Level Agreements) eingehalten? Werden vertraglich vereinbarte Reaktionszeiten eingehalten?
  • Überblick darüber, welche Chargen und Equipments besonders störungsanfällig sind: deutschlandweit die größten Störungsfaktoren lokalisieren
  • Wunsch nach einer Equipmentdatenbank: Welcher Standort verfügt über welches Equipment? Wie alt sind einzelne Komponenten?
  • Strategische Entscheidungen hinsichtlich der Wartung und/oder eventuellen Austauschs ganzer Geräte treffen können
  • Wunsch nach einer SSOT (Single Source Of Truth; engl. „Der einzige Ort der Wahrheit“): Ort, an dem einheitlich alle Informationen gesammelt werden, auf die deutschlandweit von allen Nutzern zugegriffen werden kann (zuvor gab es an den einzelnen Standorten individuell geführte Exceltabellen als Datenbank.)

Lösung

  • Implementierung der Softwarelösung Axxerion im Jahr 2013
  • Allmähliche Erweiterung des Nutzungsumfangs; beispielsweise um die zentrale Dokumentenablage (alle Dokumente zu den einzelnen Standorten und den einzelnen Equipments), auf die nun alle berechtigten Nutzer zugreifen können
  • Nachträgliche Erweiterung um ein Repertoire an verschiedenen Checklisten
  • Etablierung einer zentralen Terminverwaltung

 

 

Ergebnis

  • Zeitersparnis durch Zugriff auf Equipmentdaten und Informationen per Knopfdruck
  • Repräsentative Berichte können ohne Zeitaufwand einfach aus Axxerion „gezogen“ werden – das geschah zuvor durch mehrtägige Umfragen, in denen unterschiedlich gut gepflegte Daten verschiedener Stellen zusammengetragen werden mussten.
  • Die Qualität der ehemals mühselig zusammengetragenen Daten ist nicht mehr fragwürdig und Fortschritte sind jetzt in der täglichen Arbeit gut sichtbar.

 

 

 

„Axxerion ist für uns Single Source Of Truth – der einzige Ort der Wahrheit. Es gibt keine duplizierten Daten mehr. Person A und Person B schauen nicht mehr auf unterschiedliche Listen, stattdessen arbeiten jetzt beide mit derselben Datenbasis!“

 

Markus Reichelt (Advisor Process and System Support Engineering bei dem von uns vorgestellten Tankstellenbetreiber)

Wer ist unser Kunde aus der Tankstellenbetreiber-Branche?

Bei unserem in dieser Case Study vorgestellten Kunden aus der Branche der Tankstellenbetreiber handelt es sich um ein Tochterunternehmen der Phillips 66.*

Das US-Unternehmen mit Hauptsitz in Houston, Texas, verarbeitet und vermarktet Mineralölprodukte in über 15 Ländern. Für Phillips 66 sind rund 14.000 Mitarbeiter weltweit tätig. Es betreibt in den USA, Deutschland, Großbritannien, Österreich und der Schweiz (in einem Joint Venture) rund 10.000 Tankstellen.

 

*aufgrund spezifischer Marketing-Vorgaben unseres Kunden wird der Name des Unternehmens in dieser Case Study nicht genannt.

Problemstellung der Engineering-Abteilung

Die Engineering-Abteilung unseres Kunden ist für alle seiner Tankstellen-Standorte verantwortlich. Diese Verantwortung beinhaltet die Gewährleistung eines zuverlässigen Betriebes. Dazu wurden in der Vergangenheit Wartungsverträge mit einer Reihe von Dienstleistern abgeschlossen.

Störungen wurden von unserem Kunden vorher nur telefonisch bei der Hotline der entsprechenden Wartungsfirma gemeldet. Mit dieser Arbeitsweise verfügte unser Kunde weder über ausreichende Informationen zu vereinbarten Prozessen, noch zu Reaktions- und Lösungszeiten, was eine Bewertung der Leistung von Dienstleistern unmöglich machte. Darüber hinaus hatte das Unternehmen keinen vollständigen Überblick über die technische Ausstattung an allen Tankstellen, sodass auch Anlagenverfügbarkeiten nicht bewertet oder optimiert werden konnten.

Im Vorfeld gab es eine Reihe von Serviceverträgen mit zahlreichen Dienstleistern, die für die Wartung der Anlagen an den Tankstellen verantwortlich waren. Die Hauptverträge, die das Kerngeschäft betreffen, wurden angepasst. Die Dienstanbieter nutzen seitdem das von unserem Kunden genutzte Service-Management-System (Axxerion), um alle Probleme zu erfassen, die die einzelnen Tankstellen betreffen.

Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

Markus Reichelt (Advisor Process and System Support Engineering bei unserem Kunden) rät:

„Bei der Einführung besteht die Herausforderung darin, alle Nutzer von Axxerion erst mal auf den selben Stand zu bringen; ihnen verständlich zu machen, weswegen Axxerion benötigt wird, weswegen es auch für den Dienstleister oder die Wartungsfirma selbst sinnvoll ist, es zu nutzen. Für den ganzen Prozess wurde von uns doch weniger Zeit eingeplant als wir letztendlich gemeinsam benötigt haben; wir haben länger gebraucht, als wir eigentlich gedacht hätten.“

Erfahrungen mit Axxerion

Markus Reichelt (Advisor Process and System Support Engineering) resümiert:

„Dinge, die man anfangs für eine gute Idee gehalten hat, mussten im Nachhinein noch einmal angepasst werden. Bisweilen kommt die Erkenntnis, zu Beginn doch zu tief in die Materie gegangen zu sein und Workflows zu komplex angelegt zu haben.

Es war möglich, das System, welches sich individuell an unsere Bedürfnisse  angepasst hat, breit auszubauen und  – wo notwendig – von zu komplizierten Workflow-Ideen Abstand zu nehmen, um den Mitarbeitern die Nutzung der Software bestmöglich zu erleichtern.

Ein großer Vorteil von Axxerion ist die Flexibilität und die Möglichkeit, zusammen mit den Consultants der InCaTec Solution die eigenen Workflows so zu bauen, wie man sie haben möchte und sie auch noch nachträglich individuell anzupassen. Manchmal kristallisiert sich erst mit der Zeit heraus, welche Prozessschritte aufeinander folgen und wer involviert sein soll.

Für uns ist der zentrale Nutzen die einfache Auswertbarkeit aller Informationen, die wir nun im System haben: die SSOT (Single Source Of Truth), sowohl für Dokumente, als auch für Termine und Equipments. Ein weiterer großer Pluspunkt ist die allgegenwärtige Zugriffsmöglichkeit – egal, wo ich bin, egal, welches Medium mir gerade zur Verfügung steht!“

Whitepaper

Fordern Sie hier das gesamte Whitepaper zum Referenzprojekt an

    Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder