Aus Sicht des Mieters müssen Sie bei der Verwaltung mehrerer Immobilien verschiedene Aspekte der Mietverträge/Flächennutzung, der Instandhaltung und der Berücksichtigung von Investitionsausgaben einfach verwalten.
Traditionell werden diese Aufgaben mit separaten Software-Tools durchgeführt. Jeder Bereich ist in unterschiedlichem Maße automatisiert, wodurch Inseln der Automatisierung mit starren Grenzen entstehen.
Zum Beispiel erfordert das Mieten eines neuen Raums die Eingabe der Daten in mehrere Systeme. Jedes System hätte seine eigene Schnittstelle und seine eigenen Anforderungen, was die Verwaltung des Prozesses erschweren und die Entwicklung separater Kompetenzen und Prozesse erfordern würde.
In einer integrierten Umgebung gibt es keine Grenzen zwischen den verschiedenen Anwendungsbereichen, und die Informationen sind für die Benutzer aus ihrer eigenen Perspektive und auf der Grundlage dessen, was für sie wichtig ist, leicht zugänglich. Es gibt einige Schlüsselkomponenten eines solchen integrierten Systems, die für seine erfolgreiche Implementierung notwendig sind. Andernfalls könnten die Umgebung und die Schnittstelle zu kompliziert werden, um sie zu benutzen.
Instandhaltungs- (OpEx) versus Investitionsausgaben (CapEx)
Was als Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahme beginnt, kann am Ende als ein Investitionsgut (oder Sachanlageinvestition) betrachtet werden. Sie können zum Beispiel damit beginnen, einen Kurzschluss in einem Stromkreis zu beheben und dann feststellen, dass ein bestimmter Teil der Verkabelung und der Schalttafel ersetzt werden muss. Da es sich bei den Posten um CapEx (Investitionsausgaben) handelt, muss das System in der Lage sein, eine Neuklassifizierung der mit CapEx verbundenen Kosten zu ermöglichen. Alle CapEx-Kosten müssen dann für eine eventuelle Abschreibung eingerichtet werden.
Dies ist ein wichtiger Gesichtspunkt für ein CAFM-Tool. Viele Produkte auf dem Markt können eine Kombination von Instandhaltung und CapEx-Aktivitäten nicht handhaben und können keine Werkzeuge für deren Neuklassifizierung bereitstellen. Dies führt zu einer Vielzahl von Datenwiedereingaben und fehleranfälligen, ineffizienten Prozessen.
Workflow für erforderliche Genehmigungen, Benachrichtigungen und Prüfprotokolle
Die erforderlichen Prozesse für die Genehmigung von Instandhaltungen und CapEx sind in der Regel unterschiedlich, da die Finanzierungsquellen und ihre Freigabestellen unterschiedlich sind. Auch die Ressortleitung und die Bewilligungen sollten berücksichtigt werden. Zum Beispiel kann sich ein Problem mit einem Computersystem (das als IT-Problem begonnen wurde) als ein elektrisches Problem herausstellen, das die Genehmigungen der Facility Management Abteilung erfordert. Der System-Workflow muss also sehr flexibel und in hohem Maße konfigurierbar sein. Die Verzweigung je nach Art der Ausgaben, der Beträge und Abteilungen muss einfach einzurichten sein und jede Kombination der Möglichkeiten zuverlässig handhaben können.
Integrierte Datenbank mit erweiterten Daten
Begrenzte Datenbanken mit starren Strukturen sind heute eines der Hauptprobleme für die meisten isolierten Systeme. Ein traditionelles Mietverwaltungssystem kann nicht die erforderliche Datenbankbandbreite für die Verwaltung von Wartungs- und Investitionsausgaben bereitstellen. Ähnlich verhält es sich bei traditionellen CAFM-Tools.
Ein ideales System muss eine Datenbank haben, die die verschiedenen Aspekte des Eigentums, der Vermögenswerte und des Betriebs integriert, so dass es problemlos Mietverträge, Wartung, Raummanagement, Investitionsausgaben und Investitionsprojekte handhaben kann. Die Datenbank muss so agil sein, dass sie jeden dieser Bereiche effizient verwalten kann.
Rollenbasierter Zugriff
Ein wichtiger Aspekt eines Systems ist ein flexibler und konfigurierbarer rollenbasierter Zugriffsmechanismus. Dies bedeutet, dass durch die einfache Zuweisung einer Rolle an einen Benutzer alle zugehörigen Umgebungen, Benachrichtigungen und Genehmigungen automatisch für die zugewiesene Rolle eingerichtet werden. Dazu gehören die folgenden:
Eine spezifische Seite für die Rolle mit den Menüs, Benachrichtigungen, Dashboards für den sofortigen Überblick über die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) .
Vereinfachte Bildschirme mit dem autorisierten Feld und Bearbeitungsmöglichkeiten
Workflow-Aufgaben für die Überprüfung, Benachrichtigung und Genehmigung.
Der rollenbasierte Prozess ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter je nach Bedarf einfach auf die entsprechenden Positionen zu versetzen und zu entlassen.
Abschreibung von Vermögenswerten
Die Abschreibung von Anlagen wird traditionell in einem speziellen Programm, wie z.B. einem System für das Anlagevermögen, durchgeführt. Es kann Probleme bei dieser Vorgehensweise geben, wie z.B. das Anlegen eines Feeds in dieses Programm aus CapEx und Kapitalprojekten, oder die Erstellung eines Exports aus einem solchen System in das Finanz- und Buchhaltungssystem ins Backend. Das Anlagevermögenssystem benötigt dann spezielle Ressourcen zur Überwachung der Importe und Exporte sowie zur Durchführung der Abschreibung.
In einer integrierten Umgebung werden die Investitionsposten automatisch als Anlagevermögen ausgerichtet und für die Abschreibung eingerichtet. Die Ergebnisse werden automatisch in die Buchhaltung gebucht. Dies führt dazu, dass man viel weniger Aufwand betreibt und viel bessere Ergebnisse erzielt.
Umfassendes Built-in- und Ad-hoc-Reporting
Wenn die Daten erst einmal im System sind, benötigen verschiedene Benutzergruppen Berichte und Dashboards, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Das System sollte eine Vielzahl von integrierten Berichten (Built-in-Reports) sowie die Werkzeuge zur Erstellung von benutzerdefinierten und Ad-hoc-Reports bieten. Das System sollte auch Werkzeuge für die Integration mit anderen Berichts- und BI-Tools nach Bedarf bereitstellen.
