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Workflow Engine

Workflow-Management ist die effiziente und präzise Verwaltung von Geschäftsprozessen. Jedes Unternehmen hat bestimmte Prozesse um Aufgaben, Aufträge, Anträge und Beschwerden zu behandeln. Ein Workflow stellt sicher, dass die richtigen Informationen von einer Abteilung oder einer Person zur anderen weitergegeben werden.

Axxerion enthält bereits eine Vielzahl von Workflows, die auf den Best Practices unserer vielen hundert Kunden formuliert wurden. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie eine perfekte
Übereinstimmung in einem dieser Arbeitsabläufe finden. Somit ist allenfalls die Anpassung einiger weniger Details erforderlich. Darüber hinaus sind Sie im Stande, eigene Prozesse einfach und schnell zu ermitteln, festzustellen  und ohne aufwändige Programmierung zu implementieren. Somit können Sie notwendige Veränderungen direkt in Ihren Geschäftsabläufen einbauen.

Der wesentliche Vorteil der Prozessorientierung ist die Möglichkeit der Automatisierung. Dies ermöglicht Ihnen:

  1. Zeitersparnis durch Automatisierung von planungsintensiven Abläufen (Reservierungen, Störmeldungen, Warenbestellung etc.)
  2. Verringerung der Fehlerquoten durch Standardisierung der Zuständigkeitsbereiche
  3. Erhöhung der Durchsatzleistung von Servicetickets, Aufträgen, Rechnungen etc.

Mit der modulübergreifenden „Workflow Engine“ können Sie für jeden Prozess einen spezifischen Ablauf festlegen. Die flexibel anpassbaren Workflows ermöglichen eine Modulation sämtlicher Geschäftsprozesse, ohne hierfür programmiertechnisch tätig werden zu müssen. Über eine grafische Benutzeroberfläche erfolgt eine Anpassung der Prozesse. Aufgaben werden so automatisch den entsprechenden Personen zugewiesen. Verantwortliche können den Status der jeweiligen Anfrage verfolgen und die korrekte Ausführung kontrollieren. Durch die Erteilung von Zugangsrechten für Felder und Funktionen kann das Modul an jede Benutzergruppe schnell und einfach angepasst werden.

Die Workflow-Engine unterstützt folgende Funktionen:

Rollen:  Bei der Definition eines Workflows für eine Anfrage werden Aufgaben Benutzergruppen (z. B. zentrale Dienste, Verkauf, etc.) zugewiesen. Den Personen dieser Gruppen wird bei einem neuen Au rag automatisch vom System eine Aufgabe zugeteilt.

Übersichten:  Personen, die Anfragen gestellt haben, können diese in einem zentralen Ordner vollständig einsehen. Durch Anklicken einer Anfrage wird der aktuelle Bearbeitungsstatus in einem Diagramm dargestellt. Führungskräfte können den Status  aller Anfragen einsehen, um dafür zu sorgen, dass alle entsprechenden Anfragen zeitgerecht abgearbeitet werden.

Aufgaben:  Der Empfänger einer Aufgabe erhält automatisch eine E-Mail und kann seine noch offenen Aufgaben betrachten. Sie können im Workflow angeben, welche Personen mit welchen Rollen bestimmte Aufgaben ausführen müssen.

Prozess Diagramme:  Ersteller und Empfänger von Anfragen können jederzeit den Status einer Anfrage einsehen und grafisch in einem Diagramm darstellen lassen. Der aktuelle Status wird in schwarz, der vorherige und nachfolgende Status in grau angezeigt.

Eskalation: Zeitgebundene „Trigger“ können an eine Phase im Workflow gekoppelt werden. Wenn beispielsweise ein bestimmter Status zu einer definierten Zeit nicht erreicht wird, wird automatisch eine Erinnerung verschickt oder andere Eskalationsmaßnahmen werden aktiviert.

Parallele Pfade:  Das Workflow-System unterstützt parallele Pfade, die sich gegenseitig beeinflussen und zu einem festgelegten Zeitpunkt synchronisiert werden.

Teilprozesse: Jeder Workflow kann als Bestandteil eines anderen Workflows genutzt werden.

Entscheidungsvorschriften: Es können einfache oder komplexe Entscheidungsvorschriften für den Workflow an definierten Stellen hinterlegt werden.

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