Wann sollte ein Unternehmen ein CAFM-System einrichten?

Als Eigentümer oder Verwalter eines bedeutenden Immobilienbesitzes kommen Sie oft in die Situation, aktiv nach innovativen und tragfähigen Lösungen zur Optimierung Ihres Geschäftsbetriebs suchen zu müssen.

Eine führende Lösung, auf die Sie bei Ihrer Suche sicherlich stoßen werden, sind integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (CAFM, im englischen Sprachgebrauch IWMS – Integrated workplace management system). Aber nehmen wir an, Sie sind noch nicht ganz überzeugt von der Notwendigkeit eines CAFM. Schließlich ist dies ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen, der schließlich Ihr volles Engagement erfordert.

Vor diesem Hintergrund erläutern wir nur einige verräterische Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen bereits im Nachteil ist, weil Sie unter anderem die vielen Vorteile eines CAFM verpassen. Lassen Sie uns vorher mit einem sehr kurzen Überblick über CAFM-Lösungen beginnen, damit Sie genau wissen, was Sie erwartet.

 

Die Grundlagen eines modernen CAFM

Im Kern sind integrierte Workplace-Management-Systeme so konzipiert, dass Sie die Nutzung aller Ihrer physischen Ressourcen und Assets optimieren können. Da das „I“ in IWMS  für „Integriert“ steht, zieht und organisiert ein CAFM alle Ihre einrichtungsbezogenen Informationen nahtlos in ein System und dient als eine einzige Plattform, die Ihnen hilft, das ansonsten komplexe Facility- und Property-Management zu vereinfachen. Auf diese Weise trägt es dazu bei, die Gesamteffizienz zu verbessern, indem Echtzeiteinblicke bereitgestellt, die Transparenz verbessert und Verbesserungspotenziale hervorgehoben werden.

 

Wann Sie ein CAFM benötigen

Woher wissen Sie also, wann es Zeit ist, ein CAFM einzuführen?

Wenn Ihr Unternehmen wiederholt mit folgenden Problemen konfrontiert ist:

 

  1. Schlechte Bestandsverfolgung und Inventarisierung

Wenn in Ihrem Unternehmen derzeit eines der folgenden Probleme auftritt , müssen Sie die Ressourcenlebenszyklus- und Bestandsverwaltungsfunktionen eines CAFM nutzen:

  • Es gibt keinen verlässlichen Überblick über die Vermögens- und Bestandslage Ihres Unternehmens.
  • Es wird immer schwieriger, die physischen Vermögenswerte Ihres Unternehmens zu verfolgen.
  • Die Organisation kann ihre Vermögensposition nicht sicher angeben.
  • Niemand hat die Details über den aktuellen Standort und Zustand lebenswichtiger Vermögenswerte.
  • Garantieinformationen für die meisten Geräte bleiben unbekannt.
  • Geräte, Maschinen und Werkzeuge gehen regelmäßig verloren und das merkt man erst Monate später.

 

  1. Arbeitsplatzverwaltung ist chaotisch

Eine weitere Reihe von Problemen, mit denen Sie konfrontiert werden, sind Probleme mit der Arbeitsplatzverwaltung. Ohne ein CAFM haben Sie häufig Probleme mit Raumplanung, Reservierungen und Verwaltung.

Beispielsweise können ungenutzter Arbeitsplatz und die damit verbundenen Kostenverschwendung Ihr Unternehmen jedes Jahr teuer zu stehen kommen.

Wenn Sie also noch Papieraufzeichnungen und andere manuelle Werkzeuge (z. B. Tabellenkalkulationen und Diagramme) für die Raumplanung und -verwaltung verwenden, können Sie sicher sein, dass Sie der Konkurrenz einige Schritte hinterherhinken und finanzielle Verluste verzeichnen.

 

  1. Informationssilos* lähmen Geschäftsentscheidungen und Arbeitsabläufe

Während Ihr Unternehmen weiter wächst, haben Sie vielleicht bemerkt, dass es immer schwieriger wird, Informationen zwischen Abteilungen auszutauschen. Dies ist ein häufiges Problem in Organisationen, die keine „integrierte“ Ressource für den Datenaustausch und die Prozessintegration haben. In solchen Fällen werden Sie feststellen, dass jede Abteilung wie ein Silo funktioniert.

Informationssilos in jeder Organisation sind besonders lähmend und frustrierend, da sie zu viele Schlupflöcher schaffen, um Ineffizienz zu verewigen.

Daher können typische Situationen auftreten, in denen die Leasingabteilung Entscheidungen trifft, die die Wartungsabteilung betreffen, aber das Wartungsteam kann es erst viel später herausfinden – normalerweise nachdem etwas ernsthaft schief gelaufen ist und sich ein Kunde beschwert. Es gibt viele andere Probleme, die Informationssilos verursachen, wie doppelte Aufgaben, Fehlkommunikation, Redundanzen, Ineffizienz, Zeit- und Ressourcenverschwendung usw.

 

*Ein Informationssilo ist ein Geschäftsbereich oder eine Gruppe von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation, die nicht frei und effektiv mit anderen Gruppen, einschließlich des Managements, kommunizieren können.

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