Wie ein verlorenes Wartungsprotokoll den Stein ins Rollen bringt
Ein wichtiger Wartungstermin steht an, und das entscheidende Protokoll ist unauffindbar. Der Techniker wartet bereits, die Zeit drängt, und das Team durchwühlt Aktenschränke, Schubladen und Papierstapel. Nach einer halben Stunde hektischer Suche wird das Dokument endlich gefunden – zwischen alten Rechnungen und nicht mehr relevanten Notizen. Die Wartung kann beginnen, aber der Stress bleibt.
Genau solche Situationen zeigen, wie dringend ein effizientes und strukturiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) ist. Ein System, das nicht nur Ordnung schafft, sondern auch Zeit spart und Nerven schont. Mit unserer CAFM-Software machen wir den Sprung ins papierlose Büro möglich – und zeigen Ihnen heute, wie Sie davon profitieren können.
Warum Dokumentenmanagement im Facility Management unverzichtbar ist
Im Facility Management fallen täglich unzählige Dokumente an: Verträge, Wartungsprotokolle, Pläne, Rechnungen und Berichte. Papierbasierte Systeme? Die sind nicht nur platzfressend, sondern auch fehleranfällig und unpraktisch. Ein digitales DMS in unserer cloudbasierten CAFM-Software speichert alle wichtigen Unterlagen zentral, organisiert sie übersichtlich und macht sie jederzeit verfügbar.
Die Highlights unseres Dokumentenmanagement-Systems
Unser System bringt ein integriertes DMS mit, das den Weg ins papierlose Büro kinderleicht macht:
- Alles an einem Ort: Schluss mit dem Papierchaos! Alle Dokumente werden übersichtlich digital abgelegt.
- Immer aktuell: Versionierung sorgt dafür, dass Sie stets mit der neuesten Dokumentenversion arbeiten.
- Sicher ist sicher: Mit individuellen Zugriffsrechten bestimmen Sie, wer welche Dokumente sehen darf.
- Finden statt Suchen: Dank smarter Such- und Filterfunktionen haben Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle parat.
- Perfekte Integration: Das DMS arbeitet Hand in Hand mit anderen Modulen der CAFM-Software, z.B. dem Wartungsmanagement oder der Vertragsverwaltung.
Ihre Vorteile mit dem papierlosen Büro
Der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement bringt nicht nur Ordnung, sondern viele weitere Pluspunkte:
- Schneller und effizienter: Kein langes Suchen mehr – alle Infos sind sofort griffbereit.
- Kosten runter: Weniger Ausgaben für Papier, Druck und Lagerung.
- Gut für die Umwelt: Weniger Papierverbrauch bedeutet mehr Nachhaltigkeit.
- Sicher und geschützt: Ihre sensiblen Daten sind digital besser abgesichert. Ein Revisionsverwaltungssystem sorgt dafür, dass Dokumente in Bearbeitung für Änderungen durch andere Nutzer „blockiert“ werden
- Flexibel bleiben: Greifen Sie von überall auf Ihre Dokumente zu – perfekt für mobiles Arbeiten und Homeoffice.
Schritt für Schritt ins papierlose Office
Der Weg ins papierlose Büro ist einfacher, als Sie denken. So geht’s:
- Bestandsaufnahme: Welche papierbasierten Dokumente gibt es? Welche sind wirklich wichtig?
- Digitalisieren: Scannen Sie relevante Dokumente und fügen Sie sie ins DMS ein. Bringen Sie alle Dokumente in eine logische Struktur mithilfe von Kategorien und Ordnern.
- Mitarbeiter einbinden: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem digitalen System. Vergeben Sie, falls nötig Rechte auf bestimmte Dokumente.
- Prozesse anpassen: Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für die digitale Verwaltung.
- Dranbleiben: Regelmäßig überprüfen und verbessern Sie Ihre DMS-Nutzung.
Ein effizientes Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zum papierlosen Büro. Starten Sie noch heute in Ihre digitale Zukunft – und lassen Sie verlorene Protokolle der Vergangenheit angehören!
