Wie ein verlorenes Wartungsprotokoll den Stein ins Rollen bringt
Ein wichtiger Wartungstermin steht an, und das entscheidende Protokoll ist unauffindbar. Der Techniker wartet bereits, die Zeit drängt, und das Team durchwühlt Aktenschränke, Schubladen und Papierstapel. Nach einer halben Stunde hektischer Suche wird das Dokument endlich gefunden – zwischen alten Rechnungen und nicht mehr relevanten Notizen. Die Wartung kann beginnen, aber der Stress bleibt.
Genau solche Situationen zeigen, wie wichtig ein System ist, welches die wichtigsten Dokumente abrufen kann. Ein System, das nicht nur Ordnung schafft, sondern auch Zeit spart und Nerven schont. Mit unserer CAFM-Software machen wir den Sprung ins papierlose Büro möglich – und zeigen Ihnen heute, wie Sie davon profitieren können.
Warum Dokumentenmanagement im Facility Management unverzichtbar ist
Im Facility Management fallen täglich unzählige Dokumente an: Verträge, Wartungsprotokolle, Pläne, Rechnungen und Berichte. Papierbasierte Systeme? Die sind nicht nur platzfressend, sondern auch fehleranfällig und unpraktisch. Eine Dokumentenverwaltung in unserer cloudbasierten CAFM-Software speichert alle wichtigen Unterlagen zentral, organisiert sie übersichtlich und macht sie jederzeit verfügbar.
Die Highlights unseres CAFM-Systems*
Unsere FM-Software bringt intuitive Funktionen für ein Dokumentenmanagement mit, das den Weg ins papierlose Büro kinderleicht macht:
- Alles an einem Ort: Schluss mit dem Papierchaos! Alle Dokumente werden übersichtlich digital abgelegt.
- Immer aktuell: Versionierung sorgt dafür, dass Sie stets mit der neuesten Dokumentenversion arbeiten.
- Sicher ist sicher: Mit individuellen Zugriffsrechten bestimmen Sie, wer welche Dokumente sehen darf.
- Finden statt Suchen: Dank smarter Such- und Filterfunktionen haben Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle parat.
- Perfekte Integration: Über entsprechende Links können Dokumente in externen Systemen aufgerufen werden.
Ihre Vorteile mit dem papierlosen Büro
Der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement bringt nicht nur Ordnung, sondern viele weitere Pluspunkte:
- Schneller und effizienter: Kein langes Suchen mehr – alle Infos sind sofort griffbereit.
- Kosten runter: Weniger Ausgaben für Papier, Druck und Lagerung.
- Gut für die Umwelt: Weniger Papierverbrauch bedeutet mehr Nachhaltigkeit.
- Sicher und geschützt: Ihre sensiblen Daten sind digital besser abgesichert. Ein Revisionsverwaltungssystem sorgt dafür, dass Dokumente in Bearbeitung für Änderungen durch andere Nutzer „blockiert“ werden
- Flexibel bleiben: Greifen Sie von überall auf Ihre Dokumente zu – perfekt für mobiles Arbeiten und Homeoffice.
Schritt für Schritt ins papierlose Office
Der Weg ins papierlose Büro ist einfacher, als Sie denken. So geht’s:
- Bestandsaufnahme: Welche papierbasierten Dokumente gibt es? Welche sind wirklich wichtig?
- Digitalisieren: Scannen Sie relevante Dokumente und fügen Sie sie direkt in unser CAFM oder externe Systeme (zugriff über Link im CAFM) ein. Bringen Sie alle Dokumente in eine logische Struktur mithilfe von Kategorien und Ordnern.
- Mitarbeiter einbinden: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit dem digitalen System. Vergeben Sie, falls nötig Rechte auf bestimmte Dokumente.
- Prozesse anpassen: Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für die digitale Verwaltung.
- Dranbleiben: Regelmäßig überprüfen und verbessern Sie Ihre Nutzung.
Starten Sie noch heute in Ihre digitale Zukunft – und lassen Sie verlorene Protokolle der Vergangenheit angehören!
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*Unser CAFM-System ist in erster Linie ein Tool zur Untertsützung des Facility Managements und löst kein umfangreiches DMS-System ab. Wichtige Funktionen für die richtige Dokumentenablage und Verwaltung werden durch unser System effektiv unterstützt und bieten unseren Kunden einen erheblichen Mehrwert. Der Speicherplatz für Dokumente sind im System begrenzt. Für Fragen zum Modul können Sie uns jederzeit unter digitalmarketing(a)incatecsolution.de oder unter 0251 / 98163693 erreichen.
