Dieses Modul ist vollständig in das Workflowmanagement integriert, sodass Verfahren wie „Genehmigen“, „Veröffentlichen“, „Archivieren“ und „Drucken“ unterstützt werden und für jede Benutzergruppe schnell und einfach durch spezifische Zugangsrechte angepasst werden können.
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Unterstützte Funktionen:
Internet
Mitarbeiter können schnell von unterschiedlichen Standorten die zentral gespeicherten Dokumente bearbeiten, einsehen und austauschen.
Ordner
Ein Dokument kann in mehreren, hierarchisch aufgebauten Ordnern abgelegt und aufgerufen werden.
Revisionen
Ein Revisionsverwaltungssystem sorgt dafür, dass Dokumente in Bearbeitung für Änderungen durch andere Nutzer „blockiert“ werden.
Versionen
Nutzer können nach Änderungen weiterhin ältere Versionen eines Dokuments ansehen und herunterladen.
Umwandlungen
Dokumente werden automatisch in browserlesbare Formate gewandelt.
Textauszeichnung (Online-Markup)
Nutzer können einem Dokument Anmerkungen anfügen und wichtige Bereiche markieren.
Notifikation
Für jedes Dokument und jeden Ordner kann eine Verteilerliste erstellt werden, die einen definierbaren Nutzerkreis über Veränderungen informiert.
Bezüge/Verweise
Ein Dokument kann auf andere Dokumente, Gebäude und Objekte im Inventar verweisen.
Suchen
Eine Suche innerhalb des gesamten Textes aller Dokumente ist möglich.
Logbuch
Ein Logbuch zu jedem Dokument enthält Informationen darüber, wer zu welchem Zeitpunkt eine neue Version erstellt, heruntergeladen oder gelesen hat.
Sicherheit
Zugangsrechte zu den Dokumenten können je Benutzergruppe basierend auf Ablageort oder Dokumentstatus vergeben werden.
Workflows
Dokument können per Workflow nach einem vorab definierten Prozess bearbeitet werden.
