Fall Studien

Tankstellenverwaltung bei der DS card + drive GmbH

Das 1920 gegründete Bremer Unternehmen Diersch & Schröder ist in den Bereichen Energie, Chemie und Young Business tätig. Heute beschäftigt die DS-Gruppe mehr als 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an verschiedenen Standorten.

Als Energiehandelshaus versorgt DS seine Kunden mit Heiz-, Kraft-, Schmierstoffen und Strom. Dazu gehören Import, Groß- und Einzelhandel, Tanklagerlogistik sowie der Betrieb von Tankstellen. Der Geschäftsbereich Chemie entwickelt und produziert maßgeschneiderte chemische Formulierungen für die unterschiedlichsten Bereiche wie Metallbearbeitungsflüssigkeiten, Reiniger, Farben und Lacke, Fasern, Papier und Agrar.

Whitepaper

Branche

Tankstellenbetreiber (Automaten-Tankstationen)

Kennzahlen

  • Gründung DS card + drive GmbH im Jahr 2000 (Sitz in Bremen)
  • rund 80 Automaten-Tankstationen in Deutschland
  • 4 Axxerion-Nutzer (innerhalb der Betriebsleitung)

Implementierte Axxerion-Module

  • Ticketsystem
  • Gebäudeverwaltung
  • Inventarverwaltung (Tankstellen-Assets)
  • Vertragsmodul
  • Reservierungsmodul (für tägliche Tankstellenchecks, keine Reservierungen)

Herausforderungen

  • Vom Hauptservicepartner geführtes Inventar der Tankstellen
    • Inventar und das Know-How sollte bei der DS card + drive GmbH liegen
  • Digitalisierung der Tankstellenverwaltung
    • Bedarf nach einer Verwaltungssoftware
  • Wunsch nach Termin- und Garantiefristenüberblick
  • Wunsch nach einer Single Source Of Truth

Lösung

Mit wachsender Struktur des Unternehmens und wachsender Zahl der Tankstellen musste umgedacht werden. Dazu hat die DS card + drive verschiedene Programme auf dem Markt verglichen. Die Idee, eine eigene Lösung speziell auf die individuellen Anforderungen von Automatentankstellen zugeschnitten programmieren zu lassen, wurde letztendlich aus Zeitgründen verworfen.

In Gesprächen mit dem Team der InCaTec Solution entschied sich DS card + drive dazu, Axxerions Flexibilität für sich zu nutzen und die Software, an die Anwendungsbedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst, zum Einsatz zu bringen. Dass Axxerion zu dem Zeitpunkt bereits bei einem anderen großen Tankstellenbetreiber angewandt wurde, spielte bei der Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle.

Seit Ende 2016 organisiert DS card + drive seine inzwischen rund 80 unbemannten Tankstellen deutschlandweit mit Axxerion. Wo vorher mit Excel gearbeitet wurde, hat man nun alle Daten übersichtlich an einem Ort. Alles wird zentral von Bremen aus verwaltet. Auch die über das Bundesgebiet verstreuten Servicepartner werden von dort aus organisiert.

Die vier Mitarbeiter der Abteilung Betriebsleitung nutzen Axxerion als Vollnutzer zur Tankstellenverwaltung (vom Neubau über Instandhaltung bis hin zur Organisation von Reperatur- und Säuberungsarbeiten).

Ergebnis

Mit dem Start des Projektes Ende 2016 wurden die Grundvoraussetzungen für die Modernisierung der Tankstellenorganisation gelegt.

„Wir hatten einen kalten Einstieg mit gewissen Vorgaben und haben einfach losgelegt! Viele Sachen sind im Prozess erst aus dem Doing heraus entstanden. Im täglichen Betrieb mit Axxerion sieht man häufig erst, was man noch verbessern könnte. Zum Beispiel die Kommunikation zwischen dem eigenen Unternehmen und den Servicepartnern.“, erinnert sich Timo Czerwanski (Prokurist)

Seit der Prozess der Anbindung an den Hauptservicepartner abgeschlossen ist, werden die Tickets automatisch von den Tankstellen an diesen weitergeleitet. Die Kommunikation zwischen Unternehmen und Servicepartnern ist voll digitalisiert und einfach nachzuhalten. Der größte Vorteile an Axxerion sei, dass die kompletten Datenstände einfach und transparent zurück in die Firma geholt wurden.

  • Zusammenführung aller Daten an einem Ort
  • Tankstellentagebuch vollständig digitalisiert
    • tägliche Wartung durch einen Tankstellen-Begeher – diese haben jetzt ein Tablet und nutzen das Tankstellentagebuch digital. So kommt DS card + drive seiner Betreiberverantwortung nach.
  • Einfache Termine (TÜV, CIS) können ein- und nachgehalten werden
  • Garantiefristen im Blick
  • das Arbeiten ist papierlos geworden

„In den Gesprächen mit dem Team der InCaTec Solution haben wir damals gemerkt, dass dort flexibel gearbeitet und flexibel auf Wünsche eingegangen wird. Wir dachten uns ‚Okay, wir nehmen dieses Grundmodul und lassen es an unsere Wünsche und unsere Herausforderungen anpassen.'“

(Timo Czerwanski, Prokurist)

Wer ist die DS card + drive GmbH?

Das 1920 gegründete Bremer Unternehmen Diersch & Schröder ist in den Bereichen Energie, Chemie und Young Business tätig. Heute beschäftigt die DS-Gruppe mehr als 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an verschiedenen Standorten.

Als Energiehandelshaus versorgt DS seine Kunden mit Heiz-, Kraft-, Schmierstoffen und Strom. Dazu gehören Import, Groß- und Einzelhandel, Tanklagerlogistik sowie der Betrieb von Tankstellen. Der Geschäftsbereich Chemie entwickelt und produziert maßgeschneiderte chemische Formulierungen für die unterschiedlichsten Bereiche wie Metallbearbeitungsflüssigkeiten, Reiniger, Farben und Lacke, Fasern, Papier und Agrar.

DS card + drive betreibt in Deutschland rund 80 unbemannte Tankstellen-Automaten.

Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

Timo Czerwanski empfiehlt: „Einfach machen!“

Er erklärt, Digitalisierung werde immer wichtiger. Es vereinfache und beschleunige die Prozesse und man brauche deutlich weniger Manpower, nachdem man erst mal die Grunddaten in ein solches System eingepflegt habe.

Am Anfang möge der zusätzliche Aufwand zur Datenzusammentragung groß sein, aber nach dieser Aufbereitungsphase erreiche man bald ein Plateau, auf dem man dann nur noch die neuen Daten einpflegt. Von da an setzt, laut Herrn Czerwanski, dann die tatsächliche Arbeitserleichterung ein.

„Auch Auswertungen in einer Excel-Tabelle zu machen ist deutlich aufwendiger, als sich ‚mal eben‘ eine Liste aus Axxerion zu ziehen.“

 

Erfahrungen mit Axxerion

„Wir haben mit Axxerion eine Connection geschaffen, die flüssig und stabil ist und jedes Tankstellenproblem via Ticket an den Servicepartner weiterleitet, der Aufträge schreiben und direkt umsetzen kann. […] Unsere Arbeitsprozesse haben sich in den letzten Jahren nicht groß verändert. Dadurch, dass wir dieses Tool entworfen und noch weitere Tools installiert haben, sind sie für uns aber leichter geworden. Das Arbeitsleben der Betriebsleitung und die Maintenance unserer Tankstellen wurden deutlich erleichtert.“ (Norman Bischoff, Mitarbeiter im Projekt)

 

Whitepaper

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