Fall Studien

Die Prozesse immer im Blick mit Axxerion

Die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ist seit der Gründung 1952 Teil der AVIA Deutschland. Die AVIA Gruppe ist eine 1927 in der Schweiz gegründete Unternehmensorganisation. In ihr haben sich mittelständische Mineralölunternehmen zur Marke AVIA zusammengeschlossen. Als Gründungsgesellschafter der deutschen AVIA betreibt die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ein Netz an Tankstellen in Südwestdeutschland. Insgesamt betreibt die AVIA in Deutschland rund 800 Stationen und in Europa über 3000.

Die Marke AVIA und somit auch die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG steht für Service Stationen, die neben Shops, Waschanlagen und Werkstätten auch Bistrobereiche bieten.

Whitepaper

Branche

Tankstellenbetreiber

Kennzahlen

  • Die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ist seit der Gründung im Jahr 1952 Teil der AVIA Deutschland
  • ca. 100 Tankstellen in Süddeutschland
  • ca. 100 Mitarbeiter

Implementierte Axxerion-Module

  • Inventarverwaltung
  • Helpdesk

Herausforderungen

  • Dezentrale Aufgabe von Störmeldungen (durch Tankstellen und durch Speditionen, die das Unternehmen beliefern)
  • Hoher Verwaltungsaufwand
  • geringe Transparenz in Vorgängen
  • Schwierige Überwachung und Reaktionszeit bzgl. Qualität und Kosten der Kontraktoren
  • wenig Überblick über die Störanfälligkeit bestimmter Inventare zur Beurteilung von Neubeschaffung oder Reparatur

Lösung

Das Projekt „CAFM“ geriet in der Vergangenheit zeitweise ins Stocken. Die Entscheidung für Axxerion fiel bereits vor wenigen Jahren, allerdings ruhte der Prozess bis Herr Mäntele das Thema zusammen mit einem anderen DH-Studenten neu aufgriff und nach vorne trieb. Aktuell findet Axxerion Einsatz im Bereich ‚Helpdesk‘ und in der Inventarverwaltung. Langfristig ist auch der Einsatz des Moduls ‚Wartung‘ in Planung, um Wartungsfristen und -termine zu überblicken und verwalten.

Ergebnis

  • eine höhere Zeitersparnis
  • mehr Übersichtlichkeit
  • mehr Komfortabilität für die Mitarbeiter innerhalb ihrer Arbeitsprozesse
  • Beim Thema Helpdesk sind Verschmälerungen von Prozessen direkt an Tankstellen vor Ort sichtbar
  • zentralisierte, transparente Prozesse
  • bessere Struktur in den Störmeldeprozessen
  • Ein zentraler Ort für die Stammdaten und die Verwaltung des technischen Equipments (Baujahr, Garantiefristen, Hersteller u. A.)
  • strukturiertere Vorgänge
  • Fehler werden reduziert (bspw. Beauftragung eines falschen Kontraktors durch die Verwaltung im Falle einer Störung an einer Tankstelle)

„Von dem Produkt Axxerion als cloudbasierte Software bin ich sehr überzeugt, da sie intuitiv und sehr übersichtlich aufgebaut ist. Auch die Flexibilität von Axxerion ist sehr schön. Es ist individualisierbar und passt sich den Kundenwünschen ideal an.“

Niclas Mäntele (Mitarbeiter Facilitymanagement)

Wer ist Oest Tankstellen?

Die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ist seit der Gründung 1952 Teil der AVIA Deutschland. Die AVIA Gruppe ist eine 1927 in der Schweiz gegründete Unternehmensorganisation. In ihr haben sich mittelständische Mineralölunternehmen zur Marke AVIA zusammengeschlossen. Als Gründungsgesellschafter der deutschen AVIA betreibt die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ein Netz an Tankstellen in Südwestdeutschland. Insgesamt betreibt die AVIA in Deutschland rund 800 Stationen und in Europa über 3000.

Die Marke AVIA und somit auch die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG steht für Service Stationen, die neben Shops, Waschanlagen und Werkstätten auch Bistrobereiche bieten.

Organisation des Facility-Managements

  • Verwaltung aus der Zentrale in Freudenstadt heraus
  • Keine eigenen Techniker im Tankstellennetz → Aufgaben werden auf verschiedene Vertragspartner verteilt
    • involviert sind ein zentraler Kontraktor für Tanktechnik, zwei Kassenhersteller und diverse örtliche Betriebe (Elektroinstallation, Tiefbauarbeiten, etc.)
  • in der tanktechnischen Abteilung nutzen aktuell drei Mitarbeiter Axxerion, ab Dezember werden es vier Mitarbeiter sein

Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

Niclas Mäntele empfiehlt: „Alle Kollegen, die die Anschaffung einer neuen Software in irgendeiner Form betrifft, seien es Kundenbetreuer oder Verwaltungsmitarbeiter, sollten von Anfang an eingebunden und mitgenommen werden. Es ist wichtig, die Mitarbeiter immer wieder dafür zu sensibilisieren, dass ein neues System im Aufbau, beziehungsweise in Nutzung ist. Die neuen Meldewege dementsprechend zu kommunizieren und bekannt zu machen schafft Transparenz, Verständnis und Akzeptanz.“

Erfahrungen mit Axxerion

Die Erfahrungen mit dem Team der InCaTec Solution gestalteten sich bisher als sehr positiv: „Bezüglich der InCaTec Solution kann ich nur sagen, dass ich mit unseren Kundenbetreuern in Sachen Betreuung wirklich in den besten Händen war. Gerade im Hinblick auf Reaktionszeiten – toller Service! Jederzeit ansprechbar!“

 

Whitepaper

Fordern Sie hier das gesamte Whitepaper zum Referenzprojekt an



    Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder