Fall Studien

Mietvertragsverwaltung bei Randstad

Randstad Deutschland ist der führende Personaldienstleister Deutschlands und gehört zur niederländischen Randstad N.V. Mit passgenauen Personallösungen ist Randstad ein wichtiger strategischer Partner für Unternehmen und entwickelt passgenaue Personalkonzepte für jeden Bedarf.

Die erste Niederlassung wurde 1960 in den Niederlanden eröffnet. In Deutschland ist Randstad seit 1968 aktiv. Heute ist das Unternehmen in fünf Kontinenten und 39 Ländern vertreten. Zur deutschen Randstad Gruppe gehören neben dem Unternehmen Randstad Deutschland GmbH & Co KG auch die Unternehmen Tempo Team, Gulp, Monster, twago, Randstad Sourceright, Randstad Outsourcing GmbH sowie Randstad Automotive und Randstad Financial Services.

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Branche

Personaldienstleister/Zeitarbeitsagentur

Kennzahlen

  • 1960 Gründung in den Niederlanden, 1968 in Deutschland
  • 550 Niederlassungen in Deutschland, 5.000 weltweit in 39 Ländern (2021)
  • durchschnittlich rund 47.300 Mitarbeiter in Deutschland, davon 2.800 interne (2021)

Implementierte Axxerion-Module

  • Mietvertragsverwaltung
  • Reporting
  • Projektmanagement
  • Parkplatzverwaltung
  • Nebenkostenmanagement

Herausforderungen

Vor Axxerion nutzte Randstad bereits eine Datenbank für die Verwaltung aller Mietverträge im Unternehmen. Allerdings war die bestehende Datenbank ein rein Excelbasiertes System und lief bei der Menge an Verträgen nicht immer ganz reibungslos. Um alle Vertragsdaten professioneller und vor allem sicherer zu verwalten, erkundigte man sich nach einem geeigneten CAFM-System.

Da sich bereits die Randstad Holding in den Niederlanden für Axxerion entschieden hatte, machte man sich den Erfahrungsbericht zu Nutzen und vertraute auf die positiven Erfahrungen der niederländischen Kollegen. So entschied sich auch Randstad Deutschland für die Nutzung der CAFM-Software.

Lösung

Durch die Implementierung des Vertragsmanagement-Moduls verfügt Randstad nun über ein flexibles Instrument, um mehrere Tausend Verträge (vor allem Mietverträge) zu verwalten und die damit verbundenen Prozesse bestmöglich zu optimieren: Dank Reminder-Funktion können nun wichtige Daten und Fristen erfasst und Erinnerungstermine (beispielsweise für Kündigungen) und Anmerkungen eingerichtet werden. Verträge können sich durch Verknüpfungen modulübergreifend auf verschiedene Faktoren beziehen. Zudem können Mitarbeiter  standortunabhängig schnell und einfach detaillierte Informationen und Vertragsdokumente aller verschiedenen Vertragskategorien einsehen.

Auch das Reporting der Software ist für unterschiedliche Abteilungen ein wichtiger Bestandteil im Betrieb. Unter anderem wird hier tagesaktuell jede Nacht ein Flexreport aus der Axxerion-Datenbank erstellt. Zudem werden mit dem System beispielsweise IFRS (International Financial Reporting Standards) erstellt, die die Grundlage für den Monats- bzw. Jahresabschluss bilden. Auch andere wichtige Reports für das Controlling werden regelmäßig mit Axxerion erzeugt. Dies war vorher mit der alten Datenbank nicht möglich.

Auch das neu eingeführte Projektmanagement-Modul dient Randstad unter anderem als Reporting für anfallende Kosten innerhalb eines Projekts. Aber vor allem wird das Projektmodul für die Optimierung der Standorte in Deutschland genutzt. So werden regelmäßig alle Standorte überprüft und gegebenenfalls optimiert. Wird also beispielsweise festgestellt, dass die genutzte Fläche einer Niederlassung zu groß ist, “wird mit dem Projektmanagement ein Umzug veranlasst und der neue Standort durch erworbene Trendings, wie das Desksharing, optimiert”.

Das Axxerion Modul „Projekte“ zeigt den zuständigen Mitarbeitern von Randstad dabei immer den aktuellen Status des Vorgehens und wertet gleichzeitig die Kosten für das Projekt aus.

Ergebnis

Durch die übersichtlich eingepflegten Daten und Unterlagen wird eine für alle Nutzer einheitlich gestaltete Datenbank geschaffen, die den zeitaufwändigen Datenaustausch von Excel-Tabellen, PDFs und anderen Informationsträgern überflüssig macht.

Durch die flexibel anpassbare Workflow-Engine ist Axxerion in der Lage, jeden Prozess, so wie er tatsächlich im Unternehmen gelebt wird, abzubilden.

In der Zukunft wird man sich darauf konzentrieren, “die bestehenden Module weiter auszubauen und zu optimieren”.

„Der Riesenvorteil ist, dass wir auf der Datenbank von Axxerion unser komplettes Reporting aufbauen konnten. Die Daten, die uns das System liefert, sind die Basis für alle anderen Reports im Unternehmen.“ – Frau Edith Brandenberger, Managing Expert Real Estate Randstad Deutschland

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    Wer ist Randstad Deutschland?

    Randstad Deutschland ist der führende Personaldienstleister Deutschlands und gehört zur niederländischen Randstad N.V. Mit passgenauen Personallösungen ist Randstad ein wichtiger strategischer Partner für Unternehmen und entwickelt passgenaue Personalkonzepte für jeden Bedarf.

    Die erste Niederlassung wurde 1960 in den Niederlanden eröffnet. In Deutschland ist Randstad seit 1968 aktiv. Heute ist das Unternehmen in fünf Kontinenten und 39 Ländern vertreten. Zur deutschen Randstad Gruppe gehören neben dem Unternehmen Randstad Deutschland GmbH & Co KG auch die Unternehmen Tempo Team, Gulp, Monster, twago, Randstad Sourceright, Randstad Outsourcing GmbH sowie Randstad Automotive und Randstad Financial Services.

    Organisation des Facility Managements/Real Estate

    Zum einen ist es der Bereich Facility Management, der Axxerion für die Parkplatzverwaltung und die Nebenkostenverwaltung nutzt.

    Der Hauptnutzer von Axxerion ist der Fachbereich Real Estate. Hier werden vor allem die Mietverträge verwaltet und Reports mit Hilfe der Axxerion-Datenbank erstellt. Zudem nutzt der Bereich das Projektmanagement der Software. Dieses Modul wurde dieses Jahr zusammen mit dem Consulting von InCaTec Solution neu aufgebaut.

    Insgesamt arbeiten ca. 16 Mitarbeiter bei Randstad Deutschland mit Axxerion.

    Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

    Frau Edith Brandenberger, Managing Expert Real Estate bei Randstad Deutschland, rät ganz besonders, sich das System anzuschauen und vor allem auch auszuprobieren!

    „Das Gute dabei ist, dass InCaTec dabei super unterstützt, alle individuellen Bedürfnisse umsetzt und gemeinsam Lösungswege erarbeitet. Ich kann Axxerion nur empfehlen!“

    Erfahrungen mit Axxerion

    „Herausforderungen bei der Einführung hat man immer und das System wurde natürlich ganz individuell auf Randstad aufgebaut und wird immer wieder mal nachgebessert. Natürlich ist man am Anfang immer etwas skeptisch, wenn etwas Neues kommt, und man muss sich erst einmal in das System einfinden. Mittlerweile arbeiten aber alle sehr gerne mit Axxerion!“ berichtet uns Frau Brandenberger.

    Am Anfang war ein kleines Team von ausgewählten Kollegen für die Einführung und den Aufbau von Axxerion zuständig und damit der zentrale Ansprechpartner für das Thema CAFM im Unternehmen.

    Durch Administratorenschulungen wurden zwei Mitarbeiter von Randstad, unter anderem Frau Brandenberger selbst, durch die InCaTec Solution in den Modulen Mietvertragsverwaltung und Projektmanagement geschult. Hier wurden sie auch darauf vorbereitet, “alle aufkommenden Fragen der Kollegen in Bezug auf das Projektmodul und die Mietvertragsdatenbank beantworten zu können”. So können viele Fragen schnell und direkt im Team beantwortet werden. Dies ermöglicht Randstad eine schnelle Behebung von Problemen.

    Alle anderen Optimierungen für die genutzten Module werden gemeinsam mit dem zuständigen Consulting der InCaTec besprochen und dann sofort umgesetzt.

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