Thelen Gruppe

Immobilien-Bestandshaltung und -Vermietung

• 33 Standorte, 58 Unternehmen
• 600 Mitarbeiter
• 15,4 Mio m² Grundstücksfläche im Bestand

• Kontakte
• Inventar
• Gebäude
• Meldungen
• Arbeitsaufträge
• Vorratsverwaltung

• Warenanbindung Onlineshop
  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Schnittstelle zum Rechnungswesen
  • Lagerverwaltung
• Montageeinteilung
  • Kalenderfunktion online
  • App-Anbindung (Stundenreport/Kalender/Serviceauftrag)
• Service-Modul
  • Ticketsystem
  • Weitergabe von Störungen per Mail
  • Zuweisung von Ticket an Auftrag
  • Freimeldung durch Techniker (Unterschrift Kunde)

• Axxerion CAFM Facility-Management-Software – Skalierbarkeit, die weitestgehend ohne Programmierkenntnisse auskommt
• Umfangreiche Möglichkeiten der Anpassung
• Gut funktionierendes Berichtswesen
• Schnelle (technische) Einführung durch einen SaaS-Betrieb in Kombination mit einer Browser-Oberfläche
• Wichtige, zu bearbeitende Dinge werden durch die individuellen Anpassungen übersichtlich dargestellt

• Uneingeschränkte Transparenz der in Axxerion eingepflegten Daten = Vorteil
• Verschiedene eigene Anpassungen im System = niedrige Fehlerquote (finanziell bedeutsam!)
• Kontinuierliche Datenpflege und Mitarbeiter-Schulung = reduzierte Bearbeitungszeiten der Tickets & höhere Service-Qualität für die Mieter
• Verdopplung von Ticketeingaben innerhalb von 14 Monaten
• Reduktion der durchschn. Bearbeitungszeit um 15-20 Tage
• Vervierfachung von in die Wege geleiteten Instandsetzungsmaßnahmen
• Steigerung des Wartungsgeschäftes (Eigenleistung) auf eine Erfüllungsquote von >80%
• Steigerung des „In-Time-Faktors“ durch Anwendung des Projektmanagements

Die Thelen Gruppe engagiert sich in vielen Geschäftsfeldern. Das Kerngeschäft ist das des Immobilien-Bestandshalters und -Vermieters verschiedener Flächenarten, primär aber die Vermietung von Gewerbeparks, Logistik- und Produktionsflächen.

Zweites Standbein sind die operativen Betriebe des Bau- und Ausbaugewerbes (HLS, Tiefbau, Elektro, etc.). Das dritte Standbein ist die Servicegesellschaft für IGM-Services (Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Kurierdienste, Bahndienstleistungen).

Das Facility Management ist ein Teil des Immobilien Managements der Thelen Gruppe und zusammen mit dem Property Management zuständig für das operative Objekt Management.

Die Thelen Gruppe, einschließlich ihrer Tochtergesellschaften rund um die Immobilie, mit über 5.600 Mitarbeitern, 58 Tochterunternehmen im Bereich der Bauausführung, Planung und Bewirtschaftung von Immobilien und diversen Kooperationen, hat das Ziel, mit intelligenten und innovativen Konzepten zukunftsfähige zukunftsfähige Immobilien, Gewerbeparks und Quartiere zu entwickeln und umzusetzen, zu vermieten und zu betreiben.

Zentrales Motiv ist ein aktives Immobilienmanagement unter ökonomischen, ökologischen und funktionalen Gesichtspunkten.

Die Berücksichtigung von Funktionalität und technischem Fortschritt mit einem Mix aus smarten und sozialen Aspekten, mit Integration von Nachhaltigkeit, Energieeffizienz, innovativer Mobilität, digitaler Ausstattung und Services sind die Grundlagen der Planungen.

Die Thelen Facility Management GmbH sorgt als Tochterunternehmen der Thelen Gruppe für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb durch umfassende Objekt- und Mieterbetreuung. Geplante Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen zielen auf einen konsequenten Werterhalt der Immobilie ab.

Durch eine optimale kaufmännische und technische Objektbetreuung sorgt das Facility Management für einen reibungslosen Betrieb und die bestmögliche Nutzung der Immobilie.

Auf Wunsch übernimmt die Thelen Facility Management GmbH für Ihre Mieter auch Leistungen, die nicht Bestandteil der klassischen Mieterbetreuung sind.

Zurzeit nutzen 22 Büro-Mitarbeiter Axxerion, die unterschiedlichste Aufgaben im System übernehmen. Darunter sind als „Heavy-User“ an vorderster Front das Facility Management und das Property Management. Daneben arbeiten 2 Nutzer in der Bauabteilung für die Bestellung von Großbauprojekten im System, sowie die Abteilung Buchhaltung, die mit Axxerion die Rechnungsprüfung, sowie die Pflege von Bürgschaften und weiteren Verträgen bestreitet.

Zwei weitere Mitarbeiter nutzen außerdem das System, um das Fuhrparkmanagement abzuwickeln.

Auch die Prozesse der Haustechnik werden mit Axxerion optimiert: 15 eigene Haustechniker der Thelen Facility Management GmbH arbeiten Arbeitsaufträge per Tablet ab und melden diese dann mit einem Stundenzettel zurück.

Zuzüglich zu diesen Anwendern erfassen ungefähr 90 Mitarbeiter aus den operativen Gesellschaften die eigenen Arbeitszeiten in der App, die dann für die Lohnabrechnung ausgewertet werden.

Marc Engelmann macht noch auf einige Punkte aufmerksam:

„Konzentration auf das Wesentliche ist essenziell! Die „Brot-und-Butter“-Prozesse müssen ausgereift sein und durch das Team gelebt werden. Idealerweise wurden diese hinsichtlich wertschöpfender Maßnahmen bereits vorher tiefengeprüft und angepasst. Sitzen diese Abläufe, auch aufgrund von kontinuierlichen Schulungsmaßnahmen sowie einheitlicher Bezeichnungen/Beschriftungen (z.B. Dokumententitel), kann man weitere Prozesse einfach produktiv nehmen. Den Produktivgang nach dem Prinzip „Done beats perfect“ halte ich für richtig. Auch wenn der Prozess noch nicht komplett definiert wurde und vielleicht 100% stimmig ist, würde ich ihn immer online nehmen und dann das Feedback der Mitarbeiter abwarten. Diese Vorgehensweise funktioniert nur dann, wenn auch ein Mitarbeiter als Admin für die Pflege vorgesehen ist, was ich aber auch immer empfehlen würde.“

Marc Engelmann (stellv. Leiter FM/Leitung Backoffice) gibt folgendes Feedback:

„Die Vision ist, Axxerion als zentralen Dreh- und Angelpunkt für das komplette Bestellwesen von technischen Dienstleistungen und Bauleistungen innerhalb der Thelen Gruppe zu positionieren und auch als solches wahrgenommen zu werden. Daneben sollen die eigenen bauausführenden ebenfalls in Axxerion stärker als bisher integriert werden.“