Branche

Real estate inventory and rental

Kennzahlen

  • 33 locations, 58 companies
  • 15.4 million m² of land in the portfolio
  • 5,600 employees

Implementierte Axxerion-Module

  • Building management
  • Inventory management
  • Messages (Helpdesk)
  • Work orders (maintenance)
  • Inventory management
  • Contacts (CRM)
  • Finance (invoicing)
  • Project management

Herausforderungen

  • Goods connection online shop
    • deals
    • assignments
    • bills
    • Interface to accounting
    • Warehouse management
  • Assembly schedule
    • Calendar function online
    • App connection (hourly report / calendar / service order)
  • Service module
    • Ticket system
    • Forwarding of faults by email
    • Assignment of ticket to order
    • Clearance notification by technician (customer signature)

Lösung

  • Axxerion CAFM facility management software – scalability that largely does not require any programming knowledge
  • Extensive customization options
  • Well-functioning reporting
  • Fast (technical) introduction through SaaS operation in combination with a browser interface
  • Important things to be processed are clearly displayed through the individual adjustments

Ergebnis

  • Uneingeschränkte Transparenz der in Axxerion eingepflegten Daten = Vorteil
  • Verschiedene eigene Anpassungen im System = niedrige Fehlerquote (finanziell bedeutsam!)
  • Kontinuierliche Datenpflege und Mitarbeiter-Schulung = reduzierte Bearbeitungszeiten der Tickets & höhere Service-Qualität für die Mieter
  • Verdopplung von Ticketeingaben innerhalb von 14 Monaten
  • Reduktion der durchschn. Bearbeitungszeit um 15-20 Tage
  • Vervierfachung von in die Wege geleiteten Instandsetzungsmaßnahmen
  • Steigerung des Wartungsgeschäftes (Eigenleistung) auf eine Erfüllungsquote von >80%
  • Steigerung des “In-Time-Faktors” durch Anwendung des Projektmanagements

Feststellbar ist:
Ohne Axxerion ist das Thelen Gebäude­management nicht dazu in der Lage, zu arbeiten.“

Marc Engelmann (stellv. Leiter FM/Leitung Backoffice)

Whitepaper

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Wer ist die Thelen Facility Management GmbH?

Die Thelen Gruppe engagiert sich in vielen Geschäftsfeldern. Das Kerngeschäft ist das des Immobilien-Bestandshalters und -Vermieters verschiedener Flächenarten, primär aber die Vermietung von Gewerbeparks, Logistik- und Produktionsflächen.

Zweites Standbein sind die operativen Betriebe des Bau- und Ausbaugewerbes (HLS, Tiefbau, Elektro, etc.). Das dritte Standbein ist die Servicegesellschaft für IGM-Services (Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Kurierdienste, Bahndienstleistungen).

Das Facility Management ist ein Teil des Immobilien Managements der Thelen Gruppe und zusammen mit dem Property Management zuständig für das operative Objekt Management.

Die Thelen Gruppe, einschließlich ihrer Tochtergesellschaften rund um die Immobilie, mit über 5.600 Mitarbeitern, 58 Tochterunternehmen im Bereich der Bauausführung, Planung und Bewirtschaftung von Immobilien und diversen Kooperationen, hat das Ziel, mit intelligenten und innovativen Konzepten zukunftsfähige zukunftsfähige Immobilien, Gewerbeparks und Quartiere zu entwickeln und umzusetzen, zu vermieten und zu betreiben.

Zentrales Motiv ist ein aktives Immobilienmanagement unter ökonomischen, ökologischen und funktionalen Gesichtspunkten.

Die Berücksichtigung von Funktionalität und technischem Fortschritt mit einem Mix aus smarten und sozialen Aspekten, mit Integration von Nachhaltigkeit, Energieeffizienz, innovativer Mobilität, digitaler Ausstattung und Services sind die Grundlagen der Planungen.

Organisation des Facility-Managements

Die Thelen Facility Management GmbH sorgt als Tochterunternehmen der Thelen Gruppe für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb durch umfassende Objekt- und Mieterbetreuung. Geplante Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen zielen auf einen konsequenten Werterhalt der Immobilie ab.

Durch eine optimale kaufmännische und technische Objektbetreuung sorgt das Facility Management für einen reibungslosen Betrieb und die bestmögliche Nutzung der Immobilie.

Auf Wunsch übernimmt die Thelen Facility Management GmbH für Ihre Mieter auch Leistungen, die nicht Bestandteil der klassischen Mieterbetreuung sind.

Zurzeit nutzen 22 Büro-Mitarbeiter Axxerion, die unterschiedlichste Aufgaben im System übernehmen. Darunter sind als „Heavy-User“ an vorderster Front das Facility Management und das Property Management. Daneben arbeiten 2 Nutzer in der Bauabteilung für die Bestellung von Großbauprojekten im System, sowie die Abteilung Buchhaltung, die mit Axxerion die Rechnungsprüfung, sowie die Pflege von Bürgschaften und weiteren Verträgen bestreitet.

Zwei weitere Mitarbeiter nutzen außerdem das System, um das Fuhrparkmanagement abzuwickeln.

Auch die Prozesse der Haustechnik werden mit Axxerion optimiert: 15 eigene Haustechniker der Thelen Facility Management GmbH arbeiten Arbeitsaufträge per Tablet ab und melden diese dann mit einem Stundenzettel zurück.

Zuzüglich zu diesen Anwendern erfassen ungefähr 90 Mitarbeiter aus den operativen Gesellschaften die eigenen Arbeitszeiten in der App, die dann für die Lohnabrechnung ausgewertet werden.

Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

Marc Engelmann macht noch auf einige Punkte aufmerksam:

„Konzentration auf das Wesentliche ist essenziell! Die „Brot-und-Butter“-Prozesse müssen ausgereift sein und durch das Team gelebt werden. Idealerweise wurden diese hinsichtlich wertschöpfender Maßnahmen bereits vorher tiefengeprüft und angepasst. Sitzen diese Abläufe, auch aufgrund von kontinuierlichen Schulungsmaßnahmen sowie einheitlicher Bezeichnungen/Beschriftungen (z.B. Dokumententitel), kann man weitere Prozesse einfach produktiv nehmen. Den Produktivgang nach dem Prinzip „Done beats perfect“ halte ich für richtig. Auch wenn der Prozess noch nicht komplett definiert wurde und vielleicht 100% stimmig ist, würde ich ihn immer online nehmen und dann das Feedback der Mitarbeiter abwarten. Diese Vorgehensweise funktioniert nur dann, wenn auch ein Mitarbeiter als Admin für die Pflege vorgesehen ist, was ich aber auch immer empfehlen würde.“

Erfahrungen mit Axxerion

Marc Engelmann (Deputy Head of FM / Head of Back Office) gives the following feedback:

“The vision is to position Axxerion as the central hub for the complete ordering of technical services and construction work within the Thelen Group and to be perceived as such. In addition, the company’s own construction workers should also be more closely integrated into Axxerion than before.”

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