Fall Studien

Facility Management bei der enercity Netz GmbH

Die enercity Aktiengesellschaft (ehemals Stadtwerke Hannover Aktiengesellschaft) in Hannover ist ein kommunales Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen. enercity versorgt rund eine Million Menschen mit Strom, Wärme, Erdgas und Trinkwasser. Mit einem Umsatz von 3,7 Mrd. Euro und konzernweit rund 3.000 Mitarbeitern zählt es zu den zehn größten Energieversorgungsunternehmen Deutschlands.

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Branche

Energieversorger

Kennzahlen

  • rund 1.200 Mitarbeiter
  • 58 aktive Axxerion-User

Implementierte Axxerion-Module

  • Kontaktverwaltung
  • Gebäude- und Flächenmanagement inkl. CAD-Zeichnungen
  • Inventarverwaltung
  • Schließanlagenverwaltung
  • Hotline-Ticketing
  • Wartungsplanung
  • Vertragswesen
  • Berichtswesen
  • Umzugsmanagement

Herausforderungen

  • Das Hauptziel: Datenmigration von vielen verschiedenen Systemen in ein System
  • Im Jahr 2000 hat die hauseigene Netzdokumentation die gesamten Bestandsliegenschaften digitalisiert (CAD) und im bisherigen CAFM-System aufgenommen
  • CAD-Pläne wurde intern mit verschiedenen Access-Datenbanken verknüpft, um beispielsweise das Raumbuch zu verwalten oder Schlüsseldatenbanken zu führen
  • Durch die vielen verschiedenen Access-Datenbanken und das Ausscheiden einiger Mitarbeiter musste eine Lösung gefunden werden, die alle Daten zusammenlaufen lässt

Lösung

Zuvor wurden das Ticketsystem, sowie die technischen Anlagen in SAP verwaltet. Durch die Implementierung des neuen CAFM-Systems (Computer Aided Facility Management) werden diese Aufgaben nun in Axxerion bewerkstelligt. Auch die Workflows werden nun in der Softwarelösung festgehalten und abgebildet.

Die Weiterentwicklung von Axxerion wird kontinuierlich vorangetrieben. Herr Dießner (Leiter Immobilienbetrieb Ricklingen) erläutert:

„Herr Merk (Projektleiter bei der InCaTec Solution) bekommt einen Auftrag von uns und dann bekommt er das hin. Die Kollegen hatten sich mal zur besseren Übersicht für die hinterlegten Termine im Ticketsystem ein Ampelsystem gewünscht. Herr Merk hat sofort verstanden, worum es uns ging. Seitens der InCaTec Solution erleben wir eine hohe Flexibilität und Anpassung an die verschiedenen Workflows und die Bedürfnisse, die wir haben. Für Probleme werden auch schnell Lösungen gefunden.“

Ergebnis

  • Optimierung von Abläufen und Workflows
  • Bessere Vernetzung der Daten
  • Höhere Transparenz der Daten
  • Die Vernetzung bei enercity wird immer weiter vorangetrieben, bspw. werden nun die Technischen Anlagen  mit Wartungsverträgen und Standorten verknüpft
  • Der größte Benefit: Man kann von jedem beliebigen Punkt einsteigen und kommt immer vernetzt auf die gleichen Informationen
  • Zusammenhänge von Informationen sind besser nachvollziehbar
  • Daten sind an einem Ort gebündelt (Single Source of Truth)
    • „Wenn ein Kollege umzieht, weiß man nicht nur, dass dieser von Raum 100 in Raum 120 zieht, sondern man weiß auch, dass der Kollege einen neuen Schlüssel braucht. Das wurde vorher in zwei verschiedenen Systemen organisiert und zum Teil von unterschiedlichen Menschen gehändelt, von daher war das neue CAFM-System schon ein positiver Einfluss auf unsere Prozesse.“

 

„Man braucht gute Informationen um gute Entscheidungen zu treffen. So schnell wie man auf die Informationen gut zugreifen und sich eine Datenbasis aufbauen kann, so schnell kann man auch Entscheidungen treffen.“

(Olaf Dießner, Leiter  Immobilienbetrieb Ricklingen)

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    Wer ist die enercity Netz GmbH?

    Die enercity Aktiengesellschaft (ehemals Stadtwerke Hannover Aktiengesellschaft) in Hannover ist ein kommunales Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen. enercity versorgt rund eine Million Menschen mit Strom, Wärme, Erdgas und Trinkwasser. Mit einem Umsatz von 3,7 Mrd. Euro und konzernweit rund 3.000 Mitarbeitern zählt es zu den zehn größten Energieversorgungsunternehmen Deutschlands.

    Die enercity Netz GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der enercity AG. Gegenstand des Unternehmens ist der Betrieb von Energieversorgungsnetzen zum Zwecke der leitungsgebundenen Elektrizitäts- und Gasversorgung sowie der Betrieb und die Instandhaltung von Messgeräten und die Verbrauchsdatenerfassung für Elektrizität und Gas. Sie ist somit Verteilnetzbetreiber und Messstellendienstleister. Darüber hinaus gehören zu ihren Aufgaben alle damit unmittelbar im Zusammenhang stehenden Dienstleistungen für Wasser-, Datenübertragungs- und Wärmenetze. Das Unternehmen betreibt Stromnetze in Hannover, Langenhagen, Laatzen sowie im Ortsteil Seelze-Letter und Gasnetze in Hannover, Langenhagen, Ronnenberg, Seelze sowie in Ortsteilen in Laatzen und Hemmingen-Westerfeld.

    Organisation des Facility-Managements

    Die enercity Netz GmbH bewirtschaften die Liegenschaften der enercity AG. Zudem trägt die Firma die Verantwortung für die Immobilien und das dazugehörige Asset/Inventar.

    Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

    Ende Oktober 2018 begann die einmonatige Pilotphase von Axxerion bei der enercity Netz GmbH. Während der Implementierung des Computer gestützten Gebäudemanagement-Systems, Axxerion, war vor allem die starke Einbindung der gesamten Arbeitsebene wichtig, erinnert sich Herr Dießner. Zunächst wurde eine Gruppe von 2-3 Keyusern ausgewählt, die den Auftrag hatte, sich mit dem neuen System auseinanderzusetzen, bevor es für weitere User zum Einsatz kam.

    Wichtig ist, dass am Anfang des Projektes der Hauptprozess steht. Diesen gilt es dann kontinuierlich weiter zu entwickeln. Zudem empfiehlt Herr Dießner, sich vor der Implementierung mit den Sicherheitsstandards des eigenen Unternehmens auseinanderzusetzen und dazu bereit zu sein, die Daten in andere Hände zu geben. Er merkt an, dass das System nur so gut ist, wie die Daten, die man am Ende einpflegt. Daher müsse vorher alles strukturiert werden, um gut arbeiten zu können. Bei der Implementierung eines CAFM-Systems zeige sich, wie bei einer Lupe, wo Daten unvollständig seien und die Qualität der aktuellen Bestände noch nachgebessert werden müssen. Er weist auch darauf hin, dass nicht alles neu aufgesetzt werden müsse – vielmehr sollte man vorherige Prozesse übernehmen, um daran dann neue Prozesse anzuschließen. Des Weiteren sollten die Workflows im Vorfeld festgelegt werden, um sie dann bei Bedarf im Anschluss zu optimieren.

     

    Erfahrungen mit Axxerion

    Herrn Dießners Fazit zur bisherigen Zusammenarbeit mit der InCaTec Solution fällt positiv aus:

    Die enercity Netz GmbH erlebe Axxerion und die InCaTec Solution GmbH immer als sehr flexibel und kompetent. Insbesondere bei dem Import von Daten sei man begeistert von der Anpassungsfähigkeit. Man könnte jede Art von Excelliste abgegeben und diese würde vernünftig in Axxerion eingepflegt werden, so Herr Dießner. Auch könne man seine Prozesse mit Axxerion immer weiterentwickeln wenn neuen Probleme aufkommen.

    „Manchmal tut sich eine neue Problemstellung auf und bisher sind wir noch nie an den Punkt gekommen, dass es keine Lösung gäbe. Im Gegenteil – Herr Merk sagt dann immer ‚Es gibt verschiedene Lösungswege. Ich überleg mal und dann schlage ich Ihnen einen vor.‘.“

    Bei der Einführung der Softwarelösung habe es eine sehr hohe Akzeptanz in der Facility-Management-Abteilung gegeben. Auch, weil man schnell die Möglichkeiten und die vielen Benefits gesehen habe.

     

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