Branche

Bildung und Erziehung (gemeinnützige GmbH)

Kennzahlen

  • Krippen, Kindergärten und Horte, sowie Einrichtungen im Bereich ‘Hilfen zur Erziehung’ in 10 deutschen Bundesländern
  • 197 Einrichtungen in Deutschland
  • Mehr als 4.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Betreuung von rund 18.000 Kindern

Implementierte Axxerion-Module

  • Ticketsystem
  • Vertragsmanagement
  • Flächenmanagement
  • Inventare
  • Kontakte

Herausforderungen

  • Anfallende Daten (bspw. zu Wartung, Instandhaltung, Inspektion, Flächen) zentral zu sammeln, abrufbar zu machen, so aufzubereiten, dass Berichte erstellt werden können und man sich einen Überblick verschaffen kann.
  • Viele PDFs in der Dokumentenablage (aus denen jedoch keine Berichte erstellt werden konnten)
  • veraltete Datenstruktur: Verträge lagen als PDF in den Ordnern für die jeweilige Einrichtung vor
  • Flächenmanagement gab es vorher quasi gar nicht: keine Übersicht darüber, über welche Flächen welcher Kategorie welche Kita verfügt. Man hat in die CAD-Pläne geschaut und sich “das Interessante für den jeweiligen Fall herausgezogen”.
  • Daten, die Wartung betrafen, wurden in Excel-Tabellen gesammelt.

“Händisch in den Ordnern rumwühlen und das Richtige raussuchen zu müssen ist schon schwierig”.  (Sascha Jäger, Werkstudent im Bereich Facility Management bei Fröbel)

Lösung

Die Lösung war für Fröbel eine Softwarelösung, die Daten zentral sammelt und für jeden sichtbar macht. Ende 2018 wurde Axxerion implementiert. Den Start hat vorerst das Ticketsystem gemacht, welches im Vorfeld sehr ambitioniert, aber zu komplex gestaltet war – das wurde während der Berliner Testphase deutlich.

Die Neuerungen wurden von den Mitarbeitern nicht so gut angenommen, da die Vorstellungen der neuen Workflows zwar gutgemeint, aber zu diffizil, zu kleinteilig ausgearbeitet wurden.

Sascha Jäger erinnert sich „Wir haben es einfach zu kompliziert gemacht. Es wurden zu viele Schritte eingebaut, die letztendlich so alle gar nicht abgearbeitet werden, weswegen das Ticketsystem inzwischen noch einmal überarbeitet wurde.“

Seitdem geht Fröbel in den Modulen noch weiter und verwaltet inzwischen auch die Objektverträge in Axxerion.

Langfristig ist außerdem geplant, die Kosten abzubilden (Was kostet Wartung? Wie hoch sind Mietkosten und Nebenkosten?), um in der Budgetplanung für das darauffolgende Jahr zu profitieren. Bisher waren auch in dem Bereich noch Exceltabellen das (veraltete) Mittel der Wahl.  Auch das Wartungsmodul soll bald angepasst und reduziert werden auf das, was von den Fröbel-Mitarbeitern wirklich gebraucht wird.

Ergebnis

  • Man kann die Daten überschauen und sehr schnell feststellen, wieviel pro qm, pro Einrichtung oder pro Region ausgegeben wird.
  • Der Vorteil ist jetzt, dass Kita-Leitungen und Hausmeister mit einbezogen werden können. Die Daten sind sauber aufgearbeitet und auch für Mitarbeiter, die nicht in erster Linie technisch bewandt sind, sind Daten wie Wartungs- und Objektpläne verständlich und leicht zugänglich.
  • Zentraler Zugriff – man kann Daten schön aufbereiten und aus Verträgen automatische Nachrichten generieren.
  • Tabellarische Ansichten – überregional kann jetzt einheitlich gearbeitet werden. Das wird durch die Vorgabe von Workflows erreicht und trotzdem ist es noch möglich, regionale Anpassungen vorzunehmen.
  • Man hat immer einen schnellen Überblick, was wo gemacht werden muss, wie lange einzelne Arbeitsschritte dauern.
  • Flächenanalysen für die einzelnen Kitas sind sehr spannend. Die Daten sind inzwischen sauber eingepflegt.
  • Reports zu den Kita-Verträgen verschaffen übersichtliche Einblicke.

„…der Vorteil ist einfach, mal drüberzuschauen und zu sagen „Okay, wieviel planen wir denn pro Quadratmeter oder pro Einrichtung oder pro Region?”, beispielsweise. Dafür hatten wir vorher im Unternehmen keine Software, um so etwas auch einfach mal schnell zu machen.“

Sascha Jäger, Objekt- und Facilitymanagement

Wer ist Fröbel?

FRÖBEL setzt sich zusammen aus dem FRÖBEL e.V., der FRÖBEL Bildung und Erziehung gGmbH, der FRÖBEL Akademie gGmbH, sowie der FRÖBEL International GmbH.

Die Fröbel-Gruppe betreibt in 10 deutschen Bundesländern Kinderkrippen, Kindergärten und Horte. Die Pädagogik der Angebote und Leistungen des Trägers basieren auf den Arbeiten von Friedrich Wilhelm August Fröbel. Einer der Schwerpunkte der Gruppe (1/3 der Betreuten) liegt in der Arbeit mit Kindern unter drei Jahren. Das Leitbild der Fröbel-Gruppe stellt die Kinderrechte in den Vordergrund.

Nach der Gründung des Fröbel e. V. 1990 in Berlin weitete sich der Betrieb von Kindergärten und der Aufbau von Geschäftsstellen im Osten Deutschlands aus.

2009 wurde im Zuge der Übernahme zweier Kindergärten in Sydney die gemeinnützige Fröbel Australia Ltd. als Auslandstochtergesellschaft gegründet.

Der Verein ist anerkannter Träger der Jugendhilfe und Mitglied des Paritätischen Wohlfahrtsverbandes und seit Januar 2014 ist der Fröbel e.V. Mitglied der National Coalition Deutschland – Netzwerk zur Umsetzung der UN-Kinderrechtskonvention e.V.

Die Kindertagesstätten und Jugendhilfeeinrichtungen werden von der Fröbel Bildung und Erziehung gGmbH, der freigemeinnützigen Tochtergesellschaft des Fröbel e.V. betrieben, die im September 2015 aus dem Zusammenschluss aller regionaler Gesellschaften in Berlin, Cottbus, Hamburg, Frankfurt (Oder), Köln, Leipzig, Potsdam, Senftenberg, Essen und München hervorging. Hinzu kommt die Fröbel International GmbH, die zusammen mit der Klett Gruppe privatwirtschaftliche Angebote zur betrieblichen Kinderbetreuung in Poznań (Polen) und Sydney sowie Melbourne (Australien) realisiert. Seit 2018 betreibt FRÖBEL über die Tochter FRÖBEL Akademie GmbH eine Fachschule für Sozialpädagogik in Berlin.

Organisation des Facility-Managements

Die Fröbel-Hauptzentrale befindet sich in Berlin, wo auch die meisten Mitarbeiter sitzen. Unter Anderem Abteilungsleiter, drei Facility Manager und darüber hinaus gibt es Facility Manager in allen Bundesländern, in denen sie vertreten sind. Das Unternehmen hat die Zuständigkeitsgebiete eher in Regionen als strikt nach Bundeslandgrenzen unterteilt. Abhängig von der Anzahl der Einrichtungen gibt es für jede Region mindestens einen Facility Manager.

Erfahrungen mit Axxerion

Im Laufe der Zeit zeigte sich, dass es auch eine Herausforderung sein kann, im Angesicht der “Fülle der Möglichkeiten, die Axxerion bietet”, erst einmal herauszufinden, was die tatsächlichen Arbeitsschritte sind und welche Bedürfnisse und Anforderungen man als Unternehmen hat und auch die einzelnen Mitarbeiter an eine Softwarelösung haben.

„Aus meiner Sicht ist es natürlich entspannt, dass wir viel selber machen und anpassen können und dass alles automatisiert geschieht. Das macht es den Anwendern wesentlich einfacher zu arbeiten. Auch das Ticketsystem ist gut angekommen und ist eine gute Anlaufstelle für alle. Man hat schnell einen guten Überblick, was noch gemacht werden muss, wo noch Bedarf besteht und man kann nachverfolgen, wie lange das alles dauert. Auch das Vertragsmanagement und das Flächenmanagement (und besonders die Flächenanalysen) für die einzelnen Kitas sind für uns sehr spannend.“ (Sascha Jäger)

Whitepaper

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