Case Studies

CAFM -
Kompetenz für Kinder
-Tagesstätten

Branche

Bildung und Erziehung (gemeinnützige GmbH)

Kennzahlen

  • Krippen, Kindergärten und Horte, sowie Einrichtungen im Bereich ‚Hilfen zur Erziehung‘ in 10 deutschen Bundesländern
  • 197 Einrichtungen in Deutschland
  • Mehr als 4.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Betreuung von rund 18.000 Kindern

Implementierte Axxerion-Module

  • Ticketsystem
  • Vertragsmanagement
  • Flächenmanagement
  • Inventare
  • Kontakte

Herausforderungen

  • Schäden am Gebäude dokumentieren und Bearbeitung mit Hilfe eines Ticketsystems zu vereinheitlichen und beschleunigen
  • Dokumente (bspw. Zu Wartung, Instandhaltung, Inspektion) zentral verwalten und abteilungsübergreifend zur Verfügung zu stellen
  • Informationen aus den Dokumenten auswerten und interpretieren
  • Verwaltung der Flächen aller Einrichtungen
  • Etablierung eines automatischen Wartungsmanagements
  • Datenzugriff von mobilen Endgeräten ermöglichen

Lösung

Die Lösung war für FRÖBEL eine webbasierte Softwarelösung, welche die vorhandenen großen Datenmengen zentral und abteilungsübergreifend zur Verfügung stellt. Ende 2018 wurde Axxerion implementiert, wobei der Fokus zuerst auf das Ticketsystem gerichtet wurde. In einem ersten Roll-out zeigte sich, dass ein komplexer Prozess zwar viele Auswertungsmöglichkeiten bietet, aber für die Anwender zu aufwendig ist und die Bearbeitungszeiten von Schadensmeldungen nicht im gewünschten Umfang beschleunigte. Diese Herausforderungen bei den Anwendern hatte dann eine Überarbeitung und Vereinfachung der der Benutzeroberfläche mit Blick auf die jeweiligen Benutzerprofile zur Folge.
Fast gleichzeitig wurde mit der Digitalisierung der Flächen von über 160 bestehenden Einrichtungen begonnen. Auch heute werden noch Flächen digitalisiert, natürlich auch vor dem Hintergrund des stetigen Zuwachses von neuen Gebäudeobjekten bei FRÖBEL. Dabei spielen auch die Objektbezogenen Dokumente eine immer größere Rolle.
Seit Anfang 2021 steht das Vertragsmodul zudem im Fokus der Weiterentwicklung. Nach langer Bearbeitungszeit des Moduls, können die Objekt- und bestimmte Dienstleistungsverträge nun in einfachen Prozessen in das System eingepflegt werden. Der große Vorteil für FRÖBEL besteht dabei vor allem in der datenbankgestützten Überwachung von Vertragsfristen. Auf der Grundlage von Verträgen will das Unternehmen die Software in Zukunft auch für die Überwachung von Wartungs- und Prüffristen einsetzen. Daraus ergeben sich dann noch weitere Anwendungsbereiche, wie z.B. die Kostenoptimierung von Wartungsverträgen oder beschleunigte und teilautomatisierte Prozesse für die Beauftragung von Dienstleistern in dem Bereich.

Ergebnis

  • Die Schadensmeldungen können über das Ticketsystem schnell und zielgerichtet eingereicht werden. So werden z.B. Ressourcen bei der Schadensbehebung gebündelt. Zudem sind die Arbeiten des Facility Managements transparenter geworden, was zusätzlich Ressourcen in der Kommunikation schont.
  • Die Daten stehen nun auch unterwegs und vor Ort in den Einrichtungen zur Verfügung.
  • Die Einpflege von Verträgen ist zwar sehr zeitaufwendig, aber bietet langfristige große Zeitersparnisse mit sich, da die relevanten, geprüften Informationen übersichtlich präsentiert werden und jederzeit abrufbar sind.
  • Die Berichte erweisen sich als zeitsparende Möglichkeit, Informationen zu den Gebäudedaten unternehmensweit auszuwerten.
  • Anhand des Ticketsystem können die Schadensmeldungen besser interpretiert werden und die Kommunikation sowie relevante Daten werden stärker gebündelt.

„Der große Vorteil liegt im Prinzip auf der Standardisierung von Prozessen. FRÖBEL ist eine große Organisation, die aus einer dezentralen Unternehmensstruktur in eine zentrale Struktur gewachsen ist. Dabei bestehen natürlich noch regional unterschiedliche Prozesse, die nun vereinheitlicht werden können. Axxerion hilft uns dabei die gleiche „Sprache“ zu sprechen.“

Sascha Jäger, Objekt- und Facilitymanagement

Wer ist Fröbel?

FRÖBEL setzt sich zusammen aus dem FRÖBEL e.V., der FRÖBEL Bildung und Erziehung gGmbH, der FRÖBEL Akademie gGmbH, sowie der FRÖBEL International GmbH.

Die FRÖBEL Gruppe betreibt in 10 deutschen Bundesländern Kinderkrippen, Kindergärten und Horte. Die Pädagogik der Angebote und Leistungen des Trägers basieren auf den Arbeiten von Friedrich Wilhelm August Fröbel. Einer der Schwerpunkte der Gruppe (1/3 der Betreuten) liegt in der Arbeit mit Kindern unter drei Jahren. Das Leitbild der FRÖBEL Gruppe stellt die Kinderrechte in den Vordergrund.

Nach der Gründung des Fröbel e. V. 1990 in Berlin weitete sich der Betrieb von Kindergärten und der Aufbau von Geschäftsstellen im Osten Deutschlands aus.

2009 wurde im Zuge der Übernahme zweier Kindergärten in Sydney die gemeinnützige Fröbel Australia Ltd. als Auslandstochtergesellschaft gegründet.

Der Verein ist anerkannter Träger der Jugendhilfe und Mitglied des Paritätischen Wohlfahrtsverbandes und seit Januar 2014 ist der FRÖBEL e.V. Mitglied der National Coalition Deutschland – Netzwerk zur Umsetzung der UN-Kinderrechtskonvention e.V.

Die Kindertagesstätten und Jugendhilfeeinrichtungen werden von der FRÖBEL Bildung und Erziehung gGmbH, der freigemeinnützigen Tochtergesellschaft des FRÖBEL e.V. betrieben, die im September 2015 aus dem Zusammenschluss aller regionaler Gesellschaften in Berlin, Cottbus, Hamburg, Frankfurt (Oder), Köln, Leipzig, Potsdam, Senftenberg, Essen und München hervorging. Hinzu kommt die FRÖBEL International GmbH, die zusammen mit der Klett Gruppe privatwirtschaftliche Angebote zur betrieblichen Kinderbetreuung in Poznań (Polen) und Sydney sowie Melbourne (Australien) realisiert. Seit 2018 betreibt FRÖBEL über die Tochter FRÖBEL Akademie GmbH eine Fachschule für Sozialpädagogik in Berlin.

Organisation des Facility Managements

Die Fröbel-Hauptzentrale befindet sich in Berlin, wo auch die meisten Mitarbeiter sitzen. Unter Anderem Abteilungsleiter, drei Facility Manager und darüber hinaus gibt es Facility Manager in allen Bundesländern, in denen sie vertreten sind. Das Unternehmen hat die Zuständigkeitsgebiete eher in Regionen als strikt nach Bundeslandgrenzen unterteilt. Abhängig von der Anzahl der Einrichtungen gibt es für jede Region mindestens einen Facility Manager.

Erfahrungen mit Axxerion

Im Laufe der Zeit zeigte sich, dass es auch eine Herausforderung sein kann, im Angesicht der „Fülle der Möglichkeiten, die Axxerion bietet“, erst einmal herauszufinden, was die tatsächlichen Arbeitsschritte sind und welche Bedürfnisse und Anforderungen man als Unternehmen hat und auch die einzelnen Mitarbeiter an eine Softwarelösung haben.

„Aus meiner Sicht ist es natürlich entspannt, dass wir viel selber machen und anpassen können und dass alles automatisiert geschieht. Das macht es den Anwendern wesentlich einfacher zu arbeiten. Auch das Ticketsystem ist gut angekommen und ist eine gute Anlaufstelle für alle. Man hat schnell einen guten Überblick, was noch gemacht werden muss, wo noch Bedarf besteht und man kann nachverfolgen, wie lange das alles dauert. Auch das Vertragsmanagement und das Flächenmanagement (und besonders die Flächenanalysen) für die einzelnen Kitas sind für uns sehr spannend.“ (Sascha Jäger)

 

Whitepaper

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